English
Введение
Пустой стул стоит дороже, чем кажется. Зубной гигиенист ждет в 14:15. для 2-часового пациента, который просто забыл. Час невозможно перепродать, расходные материалы расставлены, а следующий пациент уже опаздывает, потому что регистратура занята звонками.
Короткое текстовое сообщение с напоминанием о встрече исправляет большую часть этой проблемы. Он появляется на экране, на который люди смотрят весь день, требует одного крошечного действия и стоит лишь часть пропущенного посещения.
В этом руководстве рассказывается, что говорить, когда отправлять, как обрабатывать ответы, как соблюдать требования в США и как все это автоматизировать.
Ключевые выводы
- Хорошее текстовое сообщение с напоминанием о встрече называет ваш бизнес, дату, время и место и просит выполнить одно действие.
- Отправьте одно напоминание за день или два вперед, а второе — за несколько часов, если неявки случаются часто.
- Позвольте клиентам отвечать для подтверждения, переноса или отмены, а также убедитесь, что кто-то читает ответы.
- Получите согласие при бронировании клиента, включите формулировку отказа и сразу же соблюдайте СТОП.
- Держите личные данные в тайне. Обычно достаточно даты, времени и места.
Почему напоминания по тексту работают
Люди редко пропускают встречи из-за неуважения. Они забывают, заняты, или детали ускользают в переполненный почтовый ящик. Текст работает благодаря трем простым характеристикам:
- Это видно быстро. Большинство людей проверяют тексты в течение нескольких минут, в отличие от электронной почты, которая может храниться целый день.
- Легко ответить. Одно слово «C» для подтверждения или «R» для переноса занимает пять секунд.
- Оно сохранено. Сообщение остается в телефоне, поэтому дата и время видны, когда клиент его ищет.
Напоминание также дает вам возможность пополнить слот. Если клиент отменяет заказ на день вперед вместо того, чтобы просто не показываться, вы можете предложить это время кому-то другому.
Что указать в напоминании о встрече
Хорошее напоминание отвечает на вопросы, по которым в противном случае клиент позвонил бы. Включать:
- Кто вы? Начните с названия вашей компании.
- Для кого это. Имя делает его личным.
- Когда. День, дата и время написаны четко.
- Где. Добавьте адрес или комнату, если это не очевидно.
- Что делать дальше. Подтвердите, перенесите или позвоните.
- Как остановиться. Добавьте формулировку отказа, например «Ответьте СТОП, чтобы отказаться».
Оставьте все остальное. Поскольку один текст содержит ограниченное количество символов, дополнительные детали могут перенести его во второй сегмент. Наш гид по Лимит символов СМС показано, как проверить это перед отправкой.
Примеры текстовых сообщений с напоминанием о встрече по отраслям
Используйте их как отправную точку и перепишите их своим голосом.
Стоматологический или медицинский кабинет
“Maple Street Dental: Привет, Прия, ваш визит в четверг, 8 мая, в 10:30. Ответьте C, чтобы подтвердить, или R, чтобы перенести встречу. СТОП, чтобы отказаться.”
Не упоминайте в сообщении информацию о состоянии здоровья. Не упоминайте в тексте диагноз, лечение или результаты анализов.
Салон или спа
“Салон Луна: Привет, Даниэль, увидимся в субботу в 13:00 на встрече с Мией по цвету. Нужно переместить его? Ответьте R. STOP, чтобы отказаться.”
Авторемонтная мастерская
“Bayside Auto: Ваша машина забронирована для отправки завтра в 8:00. Пожалуйста, возьмите с собой ключ и любой запасной. Ответьте C для подтверждения. СТОП, чтобы отказаться.”
Услуги на дому
“Northside Plumbing: Наш техник Маркус приедет сегодня между 14:00 и 16:00. Он напишет, когда будет в 20 минутах ходьбы. Ответьте STOP, чтобы отказаться.”
Консультации или профессиональные услуги
“Картер и Ли, CPA: Ваша встреча состоится во вторник, 3 июня, в 11:00. Ответьте C для подтверждения или позвоните по телефону (555) 010-4477, чтобы изменить его. СТОП, чтобы отказаться.”
Занятия фитнесом или личный тренер
“Пиковая нагрузка: ваше завтрашнее занятие в 6:30 утра забронировано. Отмените заказ до 20:00 сегодня вечером, чтобы избежать штрафа за просрочку платежа. Ответьте X, чтобы отменить. СТОП, чтобы отказаться.”
Обратите внимание, что в каждом примере используется отдельный вопрос. Напоминание о консультации предписывает клиенту позвонить, напоминание о спортзале позволяет отменить заказ с помощью текстового сообщения, а сантехнику вообще не нужен ответ. Сопоставьте действие с тем, что действительно нужно вашему бизнесу.
Когда отправлять текстовое сообщение с напоминанием о встрече
Время имеет такое же значение, как и формулировка. Напоминание, отправленное слишком рано, забывается, а отправленное слишком поздно не оставляет возможности для переноса.
| Тип встречи | Разумный ритм |
|---|---|
| Медицинский или стоматологический | Подтверждение при бронировании, напоминание за 2 дня, короткая заметка утром |
| Салон или спа | Напоминание за 1 день и быстрое за 2–3 часа до мероприятия. |
| Услуги на дому | За день до этого плюс сообщение «техник в пути». |
| Длительный срок выполнения (недели) | Подтверждение при бронировании, заезд за неделю, последнее напоминание за день. |
| Бронирование в тот же день | Одно напоминание за 1–2 часа до мероприятия |
Это отправные точки. Просмотрите свои собственные шаблоны неявок, чтобы найти то, что работает. Если большинство отмен происходит накануне вечером, то напоминание за два дня будет иметь значение.
Отправка в дневное время в часовом поясе клиента. Сообщение в 23:00. чувствует себя навязчивым, даже когда это полезно.
Сделайте свои сообщения заметными благодаря надежной, быстрой и эффективной связи. Улучшите свою текстовую игру сегодня.
Делайте напоминания двусторонними
Напоминание о том, что только разговоры – это половина ценности. Попросите ответить и позвольте клиентам подтвердить или изменить планы за один шаг.
- Подтверждать: «Ответить C для подтверждения» дает вам четкое «да».
- Перенести: «Ответить R» может вызвать последующий текст с новым временем, или сотрудник может ответить.
- Отмена: «Ответить X для отмены» освобождает слот.
Планируйте ответы, которые не соответствуют сценарию. Клиенты напишут: «Могу ли я прийти в 4 вместо этого?» или «Я опаздываю». Кто-то из вашей команды должен иметь возможность видеть эти вопросы и отвечать на них. Программа напоминаний, игнорирующая ответы, теряет свою лучшую функцию.
Держите это в соответствии
Напоминания носят информационный характер, поэтому клиенты обычно их приветствуют. Они по-прежнему регулируются, поэтому следуйте этим основам. Это общие рекомендации, а не юридическая консультация.
- Получите разрешение. Собирайте согласие, когда кто-то бронирует, например, устанавливая флажок в форме бронирования или строку в листе приема, в которой говорится, что вы будете отправлять текстовые напоминания о встречах.
- Честь СТОП. Если клиент отказывается от участия, немедленно прекратите писать ему. Правило FCC в 47 С.Ф.Н. 64.1200 позволяет клиентам отозвать согласие любым разумным способом, поэтому читайте также ответы типа «пожалуйста, прекратите».
- Защитите личную информацию. В медицинской практике сведите детали к минимуму. Обычно достаточно даты, времени и места. Не указывайте причины визита и спросите своего специалиста по соблюдению нормативных требований, как правила конфиденциальности в отношении здоровья, такие как HIPAA, применяются к вашим сообщениям.
- Будьте осторожны со временем отправки. Избегайте отправок рано утром и поздно вечером.
- Зарегистрируйте свой номер. Если вы отправляете со стандартного местного номера, операторы ожидают регистрации. Посмотрите наше руководство по Регистрация 10DLC.
Напоминания относятся к тому же семейству, что и другие сообщения, вызванные действиями клиента. Наш пост на транзакционные СМС объясняет, где они подходят.
Как настроить напоминания о встречах с помощью SMSLocal
Для запуска вам не нужен разработчик. Вот простой путь.
1. Создайте свою учетную запись. Зарегистрируйтесь на SMSLocal. Бесплатная пробная версия позволяет протестировать продукт перед принятием решения.
2. Добавьте своих клиентов. Импортируйте список контактов или добавляйте номера по одному. Группируйте их, например, по местоположению или услуге, чтобы сообщения оставались актуальными.
3. Создайте свое напоминание. Напишите по одному сообщению для каждого типа напоминания и используйте поля слияния для имени, даты и времени.
4. Запланируйте отправку. Установите сообщения, которые будут отправляться в нужное время перед каждой встречей. Наш гид по планирование текстового сообщения показывает, как работает планирование шаг за шагом.
5. Следите за ответами. Прочтите подтверждения и ответьте на вопросы в тот же день.
6. Проверьте свои отчеты. Просмотрите результаты доставки и посмотрите, какие напоминания привели к подтверждению или переносу графика.
7. Со временем совершенствуйтесь. Отрегулируйте время и формулировку в зависимости от того, что вы видите.
Если вам нужно только одноразовое сообщение на iPhone, наш пост на планирование текстовых сообщений на iPhone описывает простой обходной путь, хотя платформа обмена сообщениями лучше, если у вас больше, чем несколько встреч.
Ошибки, которые делают напоминания менее эффективными
- Отправка слишком большого количества. Три напоминания об одной встрече кажутся утомительными. Одного-двух обычно бывает достаточно.
- Пропуск названия компании. Безымянный текст выглядит как спам.
- Пишу слишком много. Если оно не умещается в несколько строк, сократите его.
- Забываем часовые пояса. Проверьте местоположение клиента, если вы обслуживаете более одного клиента.
- Игнорирование отмены. Если кто-то отменяет подписку, предложите место следующему человеку в списке ожидания.
- Никакого отказа. Всегда включайте его.
- Повторное использование одного и того же сообщения для всего. Первый визит и регулярное последующее наблюдение заслуживают разных формулировок.
Как измерить, работает ли он
Отслеживайте несколько простых цифр за месяц:
- Уровень неявки до и после запуска напоминаний.
- Скорость подтверждения, что означает, сколько клиентов ответят для подтверждения.
- Тариф на перенос и отмену, который показывает, какой объем емкости вы восстанавливаете.
- Уровень отказа. Увеличение числа означает, что ваши сообщения могут быть слишком частыми или несвоевременными.
Вам не нужно идеальное исследование. Если количество часов пустого стула сокращается, а сотрудники стойки регистрации делают меньше телефонных звонков, напоминания окупаются.
Заключение
Текстовое сообщение с напоминанием о встрече — один из самых простых способов защитить свое расписание. Скажите, кто вы, укажите дату, время и место, попросите одно четкое действие и включите отказ. Отправляйте сообщения в нужный момент, слушайте ответы и не раскрывайте личные данные.
Начните с одного напоминания о самой частой встрече, наблюдайте за результатами в течение нескольких недель и добавляйте оттуда.
Начните бесплатную пробную версию с SMSLocal и отправьте напоминание о первой встрече сегодня.
Часто задаваемые вопросы
Укажите название вашей компании, имя клиента, дату и время, местоположение, если оно не очевидно, одно простое действие, например подтверждение или перенос графика, а также формулировку отказа, например «Ответить СТОП, чтобы отказаться».
Это зависит от назначения. Для многих предприятий хорошо работает одно напоминание за день или два, иногда с коротким вторым сообщением на несколько часов вперед. При длительных встречах можно получить подтверждение при бронировании и регистрацию заезда ближе к дате.
Да. Собирайте согласие при регистрации клиентов, например, устанавливая флажок или строку в форме приема, и ведите учет. Всегда соблюдайте требования СТОП.
Держите его минимальным. Обычно достаточно даты, времени и места. Избегайте диагнозов, лечения и результатов, поскольку тексты могут быть просмотрены на заблокированном экране или прочитаны кем-то другим.
Да. Вы можете попросить их ответить буквой или словом, например R, а затем отправить новые варианты или попросить ответить сотрудника. Убедитесь, что кто-то отслеживает ответы.
Для большинства встреч один или два. Если клиенты начинают отказываться от участия или жаловаться, уменьшите частоту или сократите время.
