English
Giới thiệu
Một chiếc ghế trống có giá cao hơn vẻ ngoài của nó. Một nhân viên vệ sinh răng miệng sẽ đợi lúc 2:15 chiều. cho một bệnh nhân lúc 2:00 đã quên mất. Giờ không thể bán lại, nguồn cung cấp đã được sắp xếp và bệnh nhân tiếp theo đã đến muộn vì quầy lễ tân đang bận gọi điện.
Một tin nhắn văn bản nhắc nhở cuộc hẹn ngắn sẽ khắc phục hầu hết điều đó. Nó xuất hiện trên màn hình mà mọi người nhìn vào cả ngày, nó yêu cầu một hành động nhỏ và chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với một lần bỏ lỡ.
Hướng dẫn này bao gồm những gì cần nói, thời điểm gửi, cách xử lý các câu trả lời, cách duy trì tuân thủ ở Hoa Kỳ và cách tự động hóa toàn bộ nội dung.
Bài học chính
- Một tin nhắn văn bản nhắc nhở cuộc hẹn phù hợp sẽ nêu tên doanh nghiệp của bạn, ngày, giờ và địa điểm, đồng thời yêu cầu một hành động.
- Gửi một lời nhắc trước một hoặc hai ngày và lời nhắc thứ hai trước vài giờ nếu thường xuyên vắng mặt.
- Hãy để khách hàng trả lời để xác nhận, lên lịch lại hoặc hủy và đảm bảo có người đọc câu trả lời.
- Nhận được sự đồng ý khi khách hàng đăng ký, bao gồm từ ngữ chọn không tham gia và STOP ngay lập tức.
- Giữ thông tin cá nhân ra ngoài. Một ngày, thời gian và địa điểm thường là đủ.
Tại sao phải nhắc nhở bằng tin nhắn
Mọi người hiếm khi bỏ qua các cuộc hẹn vì thiếu tôn trọng. Họ quên, họ bận rộn hoặc các chi tiết bị trôi mất trong hộp thư đến đầy ắp. Một văn bản có tác dụng nhờ ba đặc điểm đơn giản:
- Nó được nhìn thấy một cách nhanh chóng. Hầu hết mọi người kiểm tra tin nhắn trong vòng vài phút, không giống như một email có thể mất cả ngày.
- Thật dễ dàng để trả lời. Một từ, "C" để xác nhận hoặc "R" để lên lịch lại, mất năm giây.
- Nó đã được lưu. Tin nhắn vẫn còn trong điện thoại nên ngày giờ sẽ có khi khách hàng tìm kiếm.
Lời nhắc cũng cho bạn cơ hội nạp lại một chỗ trống. Nếu khách hàng hủy trước một ngày thay vì đơn giản là không đến, bạn có thể dành thời gian đó cho người khác.
Những gì cần đưa vào lời nhắc cuộc hẹn
Một lời nhắc nhở tốt sẽ trả lời các câu hỏi mà khách hàng thường gọi đến. Bao gồm:
- Bạn là ai? Bắt đầu với tên doanh nghiệp của bạn.
- Nó dành cho ai. Một cái tên làm cho nó mang tính cá nhân.
- Khi. Ngày, giờ ghi rõ ràng.
- Ở đâu. Thêm địa chỉ hoặc phòng nếu nó không rõ ràng.
- Phải làm gì tiếp theo. Xác nhận, lên lịch lại hoặc gọi.
- Làm thế nào để dừng lại. Thêm từ ngữ chọn không tham gia, chẳng hạn như "Trả lời DỪNG để chọn không tham gia."
Bỏ qua mọi thứ khác. Bởi vì một văn bản chỉ chứa rất nhiều ký tự nên chi tiết bổ sung có thể đẩy nó vào phân đoạn thứ hai. Hướng dẫn của chúng tôi về Giới hạn ký tự SMS cho biết cách kiểm tra điều này trước khi bạn gửi.
Ví dụ về tin nhắn văn bản nhắc nhở cuộc hẹn theo ngành
Sử dụng chúng làm điểm bắt đầu và viết lại chúng bằng giọng nói của riêng bạn.
Văn phòng nha khoa hoặc y tế
“Nha khoa Maple Street: Xin chào Priya, chuyến thăm của bạn là Thứ Năm, ngày 8 tháng 5 lúc 10:30 sáng. Trả lời C để xác nhận hoặc R để lên lịch lại. DỪNG để chọn không tham gia.”
Giữ chi tiết sức khỏe ra khỏi tin nhắn. Không đề cập đến kết quả chẩn đoán, điều trị hoặc xét nghiệm trong văn bản.
Thẩm mỹ viện hoặc spa
“Luna Salon: Xin chào Danielle, hẹn gặp bạn lúc 1 giờ chiều Thứ Bảy trong cuộc hẹn nhuộm màu với Mia. Cần phải di chuyển nó? Trả lời R. STOP để từ chối.”
Cửa hàng sửa chữa ô tô
“Bayside Auto: Xe của bạn đã được đặt để trả khách vào ngày mai lúc 8 giờ sáng. Vui lòng mang theo chìa khóa và bất kỳ phụ tùng nào. Trả lời C để xác nhận. DỪNG để chọn không tham gia.”
Dịch vụ gia đình
“Hệ thống nước Northside: Kỹ thuật viên Marcus của chúng tôi sẽ đến từ 2 đến 4 giờ chiều hôm nay. Anh ấy sẽ nhắn tin khi anh ấy ở xa 20 phút. Trả lời STOP để từ chối.”
Tư vấn hoặc dịch vụ chuyên nghiệp
“Carter & Lee CPA: Cuộc họp của bạn là Thứ Ba, ngày 3 tháng 6 lúc 11:00 sáng. Trả lời C để xác nhận hoặc gọi (555) 010-4477 để thay đổi. DỪNG để chọn không tham gia.”
Lớp thể hình hoặc huấn luyện viên cá nhân
“Peak Fit: Lớp học lúc 6:30 sáng ngày mai của bạn đã được đặt trước. Hủy trước 8 giờ tối nay để tránh bị tính phí trễ. Trả lời X để hủy. DỪNG để chọn không tham gia.”
Lưu ý rằng mỗi ví dụ sử dụng một câu hỏi khác nhau. Lời nhắc tư vấn hướng dẫn khách hàng gọi điện, phòng tập thể dục cho phép hủy bằng tin nhắn và thợ sửa ống nước không cần trả lời gì cả. Hãy kết hợp hành động với những gì doanh nghiệp của bạn thực sự cần.
Khi nào nên gửi tin nhắn văn bản nhắc nhở cuộc hẹn
Thời gian cũng quan trọng như cách diễn đạt. Một lời nhắc được gửi quá sớm sẽ bị chôn vùi và một lời nhắc được gửi quá muộn sẽ không còn chỗ để lên lịch lại.
| Loại cuộc hẹn | Nhịp điệu hợp lý |
|---|---|
| Y tế hoặc nha khoa | Xác nhận khi đặt phòng, nhắc nhở 2 ngày trước, một lời nhắn ngắn vào buổi sáng |
| Thẩm mỹ viện hoặc spa | Lời nhắc trước 1 ngày và lời nhắc nhanh trước 2 đến 3 giờ |
| Dịch vụ gia đình | Một ngày trước, cộng với tin nhắn "kỹ thuật viên đang trên đường" |
| Thời gian thực hiện dài (hàng tuần) | Xác nhận khi đặt phòng, nhận phòng trước một tuần, nhắc nhở lần cuối một ngày trước đó |
| Đặt phòng trong ngày | Một lời nhắc từ 1 đến 2 giờ trước |
Đây là những điểm khởi đầu. Xem lại các trường hợp vắng mặt của riêng bạn để tìm ra cách nào hiệu quả. Nếu hầu hết việc hủy xảy ra vào tối hôm trước thì lời nhắc hai ngày trước là điều quan trọng.
Gửi vào ban ngày theo múi giờ của khách hàng. Một tin nhắn lúc 11 giờ đêm. cảm thấy xâm phạm ngay cả khi nó hữu ích.
Làm cho thông điệp của bạn nổi bật nhờ khả năng giao tiếp đáng tin cậy, nhanh chóng và hiệu quả. Nâng cao trò chơi nhắn tin của bạn ngay hôm nay.
Thực hiện lời nhắc hai chiều
Một lời nhắc nhở rằng chỉ nói chuyện là có giá trị một nửa. Mời trả lời và để khách hàng xác nhận hoặc thay đổi kế hoạch chỉ trong một bước.
- Xác nhận: "Trả lời C để xác nhận" cho bạn câu trả lời rõ ràng là có.
- Lên lịch lại: "Trả lời R" có thể kích hoạt văn bản tiếp theo với thời gian mới hoặc nhân viên có thể trả lời.
- Hủy bỏ: "Trả lời X để hủy" sẽ giải phóng chỗ trống.
Lên kế hoạch cho những câu trả lời không theo kịch bản. Khách hàng sẽ viết "Tôi có thể đến lúc 4 giờ được không?" hoặc "Tôi đến muộn." Ai đó trong nhóm của bạn sẽ có thể xem và trả lời những câu hỏi này. Một chương trình nhắc nhở bỏ qua các câu trả lời sẽ lãng phí tính năng tốt nhất của nó.
Giữ nó tuân thủ
Lời nhắc mang tính thông tin, đó là lý do tại sao khách hàng thường chào đón chúng. Chúng vẫn được quản lý, vì vậy hãy làm theo những điều cơ bản sau. Đây là hướng dẫn chung, không phải tư vấn pháp lý.
- Nhận được sự cho phép. Thu thập sự đồng ý khi ai đó đăng ký, chẳng hạn như hộp kiểm trên biểu mẫu đặt lịch hẹn hoặc một dòng trên phiếu tiếp nhận cho biết bạn sẽ nhắn tin nhắc nhở cuộc hẹn.
- Danh dự DỪNG. Nếu khách hàng từ chối, hãy ngừng nhắn tin cho họ ngay lập tức. Quy định của FCC tại 47 CFR 64.1200 cho phép khách hàng thu hồi sự đồng ý bằng bất kỳ phương tiện hợp lý nào, vì vậy hãy đọc cả những câu trả lời như "vui lòng dừng lại".
- Bảo vệ thông tin riêng tư. Đối với các hoạt động chăm sóc sức khoẻ, hãy giữ chi tiết ở mức tối thiểu. Một ngày, thời gian và địa điểm thường là đủ. Bỏ qua các lý do cho chuyến thăm và hỏi nhân viên tuân thủ của bạn về cách áp dụng các quy định về quyền riêng tư về sức khỏe như HIPAA cho tin nhắn của bạn.
- Hãy cẩn thận với thời gian gửi. Tránh gửi vào sáng sớm và đêm khuya.
- Đăng ký số của bạn. Nếu bạn gửi từ một số địa phương tiêu chuẩn, nhà cung cấp dịch vụ sẽ yêu cầu đăng ký. Xem hướng dẫn của chúng tôi để Đăng ký 10DLC.
Lời nhắc nằm cùng nhóm với các tin nhắn khác được kích hoạt bởi hành động của khách hàng. Bài đăng của chúng tôi trên SMS giao dịch giải thích nơi chúng phù hợp.
Cách thiết lập lời nhắc cuộc hẹn với SMSLocal
Bạn không cần một nhà phát triển để bắt đầu. Đây là một con đường đơn giản.
1. Tạo tài khoản của bạn. Đăng ký tại SMSLocal. Bản dùng thử miễn phí cho phép bạn kiểm tra trước khi cam kết.
2. Thêm khách hàng của bạn. Nhập danh sách liên hệ hoặc thêm từng số một. Nhóm chúng lại, chẳng hạn như theo vị trí hoặc dịch vụ để tin nhắn luôn phù hợp.
3. Xây dựng lời nhắc của bạn. Viết một tin nhắn cho mỗi loại lời nhắc và sử dụng các trường hợp nhất cho tên, ngày và giờ.
4. Lên lịch gửi. Đặt tin nhắn đi vào đúng thời điểm trước mỗi cuộc hẹn. Hướng dẫn của chúng tôi lên lịch nhắn tin cho thấy cách lập kế hoạch hoạt động từng bước.
5. Xem câu trả lời. Đọc xác nhận và trả lời các câu hỏi trong cùng một ngày.
6. Kiểm tra báo cáo của bạn. Xem lại kết quả gửi và xem lời nhắc nào tạo ra xác nhận hoặc lên lịch lại.
7. Cải thiện theo thời gian. Điều chỉnh thời gian và từ ngữ dựa trên những gì bạn nhìn thấy.
Nếu bạn chỉ cần một tin nhắn một lần trên iPhone, bài đăng của chúng tôi trên lên lịch nhắn tin trên iPhone bao gồm một cách giải quyết đơn giản, mặc dù nền tảng nhắn tin sẽ tốt hơn khi bạn có nhiều cuộc hẹn.
Những sai lầm khiến lời nhắc kém hiệu quả
- Gửi quá nhiều. Ba lần nhắc nhở cho một cuộc hẹn khiến bạn cảm thấy khó chịu. Một hoặc hai thường là nhiều.
- Bỏ qua tên doanh nghiệp. Một văn bản không có tên trông giống như thư rác.
- Viết quá nhiều. Nếu nó không vừa trong một vài dòng, hãy rút ngắn nó.
- Quên múi giờ. Kiểm tra vị trí của khách hàng nếu bạn phục vụ nhiều hơn một.
- Bỏ qua việc hủy bỏ. Khi ai đó hủy, hãy nhường chỗ cho người tiếp theo trong danh sách chờ của bạn.
- Không từ chối. Luôn luôn bao gồm nó.
- Sử dụng lại cùng một thông điệp cho mọi thứ. Lần thăm khám đầu tiên và lần theo dõi thường xuyên xứng đáng được diễn đạt khác nhau.
Cách đo xem nó có hoạt động không
Theo dõi một vài con số đơn giản trong một tháng:
- Tỷ lệ vắng mặt trước và sau khi bạn bắt đầu lời nhắc.
- Tỷ lệ xác nhận, nghĩa là có bao nhiêu khách hàng trả lời xác nhận.
- Sắp xếp lại và hủy tỷ lệ, cho biết bạn phục hồi được bao nhiêu dung lượng.
- Tỷ lệ từ chối. Số lượng tăng có nghĩa là tin nhắn của bạn có thể xuất hiện quá thường xuyên hoặc không đúng thời gian.
Bạn không cần một nghiên cứu hoàn hảo. Nếu số giờ ngồi trên ghế trống giảm xuống và quầy lễ tân của bạn gọi điện ít hơn, thì những lời nhắc nhở sẽ tự trả giá.
Phần kết luận
Tin nhắn văn bản nhắc nhở cuộc hẹn là một trong những cách đơn giản nhất để bảo vệ lịch trình của bạn. Cho biết bạn là ai, cung cấp ngày, giờ và địa điểm, yêu cầu một hành động rõ ràng và đưa ra lựa chọn không tham gia. Gửi vào đúng thời điểm, lắng nghe câu trả lời và giữ bí mật thông tin cá nhân.
Bắt đầu với một lời nhắc cho cuộc hẹn thường gặp nhất của bạn, xem kết quả trong vài tuần và thêm từ đó.
Bắt đầu dùng thử miễn phí với SMSLocal và gửi lời nhắc cuộc hẹn đầu tiên của bạn ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Bao gồm tên doanh nghiệp của bạn, tên của khách hàng, ngày và giờ, địa điểm nếu không rõ ràng, một hành động đơn giản như xác nhận hoặc lên lịch lại và từ ngữ chọn không tham gia như "Trả lời DỪNG để chọn không tham gia".
Nó phụ thuộc vào cuộc hẹn. Đối với nhiều doanh nghiệp, một lời nhắc trước một hoặc hai ngày sẽ có tác dụng tốt, đôi khi kèm theo tin nhắn thứ hai ngắn gọn vài giờ trước đó. Những cuộc hẹn kéo dài thời gian sẽ được hưởng lợi từ xác nhận khi đặt chỗ và nhận phòng gần ngày đó.
Đúng. Thu thập sự đồng ý khi khách hàng đăng ký, chẳng hạn như hộp kiểm hoặc dòng trên biểu mẫu tiếp nhận của bạn và lưu giữ hồ sơ. Luôn tôn trọng các yêu cầu DỪNG.
Giữ nó ở mức tối thiểu. Một ngày, thời gian và địa điểm thường là đủ. Tránh chẩn đoán, điều trị và kết quả vì văn bản có thể được nhìn thấy trên màn hình khóa hoặc bị người khác đọc.
Đúng. Bạn có thể yêu cầu họ trả lời bằng một chữ cái hoặc từ, chẳng hạn như R, sau đó gửi các tùy chọn mới hoặc nhờ nhân viên trả lời. Đảm bảo có người theo dõi các câu trả lời.
Đối với hầu hết các cuộc hẹn, một hoặc hai. Nếu khách hàng bắt đầu từ chối hoặc phàn nàn, hãy giảm tần suất hoặc thắt chặt thời gian.
