ข้อความแจ้งเตือนการนัดหมาย: ตัวอย่าง ระยะเวลา และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

การแนะนำ

เก้าอี้เปล่ามีราคาสูงกว่าที่คิด ทันตแพทย์ที่ถูกสุขลักษณะรอเวลา 14.15 น. สำหรับคนไข้เวลา 02:00 น. ที่เพิ่งลืมไป ชั่วโมงนี้ไม่สามารถขายต่อได้ มีการเตรียมอุปกรณ์ไว้แล้ว และผู้ป่วยรายต่อไปก็สายไปแล้วเพราะแผนกต้อนรับยุ่งอยู่กับการโทร

ข้อความแจ้งเตือนการนัดหมายสั้นๆ จะช่วยแก้ไขปัญหาส่วนใหญ่ได้ มันปรากฏบนหน้าจอที่ผู้คนดูตลอดทั้งวัน ขอให้ดำเนินการเล็กๆ น้อยๆ เพียงครั้งเดียว และเสียค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยจากการพลาดการเข้าชม

คู่มือนี้ครอบคลุมถึงสิ่งที่ควรพูด เวลาที่จะส่ง วิธีจัดการกับการตอบกลับ วิธีปฏิบัติตามข้อกำหนดในสหรัฐอเมริกา และวิธีดำเนินการทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ประเด็นสำคัญ

• ข้อความแจ้งเตือนการนัดหมายที่ดีจะระบุชื่อธุรกิจของคุณ วันที่ เวลา และสถานที่ และขอให้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
• ส่งการช่วยเตือนล่วงหน้าหนึ่งหรือสองวัน และเตือนครั้งที่สองสองสามชั่วโมงก่อนหน้านั้นหากไม่มาปรากฏตัวเป็นเรื่องปกติ
• ให้ลูกค้าตอบกลับเพื่อยืนยัน กำหนดเวลาใหม่ หรือยกเลิก และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคนอ่านคำตอบแล้ว
• รับความยินยอมเมื่อลูกค้าจอง ใส่ข้อความปฏิเสธและให้เกียรติ STOP ทันที
• เก็บรายละเอียดส่วนตัวออก โดยปกติแล้ววัน เวลา และสถานที่ก็เพียงพอแล้ว

ทำไมต้องเตือนความจำด้วยงานข้อความ

ผู้คนไม่ค่อยข้ามการนัดหมายเพราะไม่เคารพ พวกเขาลืมไป มีงานยุ่ง หรือรายละเอียดหลุดลอยไปในกล่องจดหมายที่มีผู้คนหนาแน่น ข้อความใช้งานได้เนื่องจากลักษณะง่ายๆ สามประการ:

• มันเห็นได้อย่างรวดเร็ว คนส่วนใหญ่ตรวจสอบข้อความภายในไม่กี่นาที ไม่เหมือนอีเมลที่อาจอ่านได้เป็นวัน
• มันง่ายที่จะตอบ หนึ่งคำคือ "C" เพื่อยืนยัน หรือ "R" เพื่อกำหนดเวลาใหม่ ใช้เวลาห้าวินาที
• มันถูกบันทึกไว้ ข้อความจะยังคงอยู่ในโทรศัพท์ ดังนั้นวันที่และเวลาจะปรากฏเมื่อลูกค้าค้นหา

การแจ้งเตือนยังให้โอกาสคุณในการเติมสล็อตอีกด้วย หากลูกค้ายกเลิกล่วงหน้าหนึ่งวันแทนที่จะไม่แสดงตัว คุณสามารถเสนอเวลานั้นให้ผู้อื่นได้

สิ่งที่ต้องใส่ในการเตือนการนัดหมาย

คำเตือนที่ดีจะตอบคำถามที่ลูกค้าอาจโทรมาหา รวม:

1. คุณเป็นใคร. เริ่มต้นด้วยชื่อธุรกิจของคุณ
2. ทำเพื่อใคร. ชื่อทำให้เป็นเรื่องส่วนตัว
3. เมื่อไร. วัน วัน เวลา เขียนไว้ชัดเจน
4. ที่ไหน. เพิ่มที่อยู่หรือห้องหากไม่ชัดเจน
5. จะทำอย่างไรต่อไป. ยืนยัน กำหนดเวลาใหม่ หรือโทร
6. จะหยุดยังไง.. เพิ่มข้อความบอกเลิก เช่น "ตอบกลับ STOP เพื่อเลือกไม่รับ"

ทิ้งสิ่งอื่นทั้งหมดออกไป เนื่องจากข้อความเดียวมีอักขระจำนวนมากเท่านั้น รายละเอียดเพิ่มเติมจึงสามารถขยายไปยังส่วนที่สองได้ คำแนะนำของเราเกี่ยวกับ ขีดจำกัดอักขระ SMS แสดงวิธีการตรวจสอบสิ่งนี้ก่อนที่จะส่ง

ตัวอย่างข้อความแจ้งเตือนการนัดหมายตามอุตสาหกรรม

ใช้สิ่งเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นและเขียนใหม่ด้วยเสียงของคุณเอง

สำนักงานทันตกรรมหรือการแพทย์

“Maple Street Dental: สวัสดีปรียา คุณจะมาเยือนวันพฤหัสบดีที่ 8 พฤษภาคม เวลา 10.30 น. ตอบกลับ C เพื่อยืนยัน หรือ R เพื่อกำหนดเวลาใหม่ หยุดเพื่อเลือกไม่รับ”

เก็บรายละเอียดด้านสุขภาพไว้นอกข้อความ ห้ามกล่าวถึงผลการวินิจฉัย การรักษา หรือการตรวจในข้อความ

ร้านเสริมสวยหรือสปา

“Luna Salon: สวัสดีแดเนียล เจอกันวันเสาร์เวลา 13.00 น. เพื่อนัดหมายสีผมกับมีอา จำเป็นต้องย้ายหรือไม่? ตอบกลับ R. STOP เพื่อเลือกไม่รับ”

ร้านซ่อมรถยนต์

“Bayside Auto: รถของคุณได้รับการจองให้ไปส่งพรุ่งนี้ เวลา 8.00 น. กรุณานำกุญแจและอะไหล่ของคุณมาด้วย ตอบ C เพื่อยืนยัน หยุดเพื่อเลือกไม่รับ”

บริการเกี่ยวกับบ้าน

“ท่อประปาฝั่งเหนือ: วันนี้ช่างเทคนิคของเรา Marcus จะมาถึงระหว่าง 14.00 ถึง 16.00 น. เขาจะส่งข้อความเมื่อเขาอยู่ห่างออกไป 20 นาที ตอบกลับ STOP เพื่อเลือกไม่รับ”

การให้คำปรึกษาหรือบริการระดับมืออาชีพ

“Carter & Lee CPA: ประชุมของคุณคือวันอังคารที่ 3 มิ.ย. เวลา 11.00 น. ตอบ C เพื่อยืนยัน หรือโทร (555) 010-4477 เพื่อเปลี่ยนแปลง หยุดเพื่อเลือกไม่รับ”

คลาสฟิตเนสหรือเทรนเนอร์ส่วนตัว

“Peak Fit: จองคลาสเวลา 6.30 น. ของคุณพรุ่งนี้แล้ว ยกเลิกภายในเวลา 20.00 น. คืนนี้เพื่อหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมล่าช้า ตอบกลับ X เพื่อยกเลิก หยุดเพื่อเลือกไม่รับ”

โปรดสังเกตว่าแต่ละตัวอย่างใช้คำถามที่แตกต่างกัน การแจ้งเตือนการให้คำปรึกษาแนะนำให้ลูกค้าโทร ห้องออกกำลังกายอนุญาตให้ยกเลิกได้ทางข้อความ และช่างประปาไม่จำเป็นต้องตอบกลับเลย จับคู่การดำเนินการกับสิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการจริงๆ

เมื่อใดควรส่งข้อความแจ้งเตือนการนัดหมาย

เวลามีความสำคัญพอๆ กับการใช้ถ้อยคำ การแจ้งเตือนที่ส่งเร็วเกินไปจะถูกฝัง และการแจ้งเตือนที่ส่งช้าเกินไปทำให้ไม่มีที่ว่างให้กำหนดเวลาใหม่ได้

เหล่านี้คือจุดเริ่มต้น ตรวจสอบรูปแบบการไม่แสดงตนของคุณเองเพื่อดูว่าแบบใดใช้ได้ผล หากการยกเลิกส่วนใหญ่เกิดขึ้นในตอนเย็นก่อนหน้านั้น การเตือนความจำล่วงหน้าสองวันคือสิ่งสำคัญ

ส่งในช่วงเวลากลางวันในเขตเวลาของลูกค้า ข้อความเวลา 23.00 น. รู้สึกล่วงล้ำแม้ว่าจะมีประโยชน์ก็ตาม

ทำการแจ้งเตือนแบบสองทาง

คำเตือนว่าเพียงคำพูดเท่านั้นที่มีคุณค่าเพียงครึ่งเดียว เชิญตอบกลับและให้ลูกค้ายืนยันหรือเปลี่ยนแปลงแผนในขั้นตอนเดียว

• ยืนยัน: "ตอบกลับ C เพื่อยืนยัน" จะทำให้คุณชัดเจนว่าใช่
• กำหนดเวลาใหม่: "ตอบกลับ R" สามารถเรียกข้อความติดตามผลพร้อมเวลาใหม่ หรือพนักงานสามารถตอบได้
• ยกเลิก: "ตอบกลับ X เพื่อยกเลิก" จะทำให้ช่องว่าง

วางแผนสำหรับการตอบกลับที่ไม่เป็นไปตามสคริปต์ ลูกค้าจะเขียนว่า "ขอมาตอน 4 แทนได้ไหม" หรือ "ฉันกำลังจะสาย" คนในทีมของคุณควรมองเห็นและตอบคำถามเหล่านี้ได้ โปรแกรมเตือนความจำที่ละเว้นการตอบกลับทำให้เสียคุณสมบัติที่ดีที่สุด

รักษาให้เป็นไปตามข้อกำหนด

การแจ้งเตือนเป็นเพียงข้อมูล ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมลูกค้าจึงมักจะต้อนรับพวกเขา พวกเขายังคงได้รับการควบคุม ดังนั้นให้ปฏิบัติตามพื้นฐานเหล่านี้ นี่เป็นคำแนะนำทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย

• ขออนุญาต. รวบรวมความยินยอมเมื่อมีคนจอง เช่น ช่องทำเครื่องหมายในแบบฟอร์มการจอง หรือบรรทัดบนใบรับเรื่องโดยระบุว่าคุณจะส่งข้อความแจ้งเตือนการนัดหมาย
• ให้เกียรติหยุด หากลูกค้าเลือกไม่รับ ให้หยุดส่งข้อความหาพวกเขาทันที กฎของ FCC ที่ 47 ซีเอฟอาร์ 64.1200 อนุญาตให้ลูกค้าเพิกถอนความยินยอมด้วยวิธีการที่เหมาะสม ดังนั้นโปรดอ่านคำตอบเช่น "โปรดหยุด" ด้วยเช่นกัน
• ปกป้องข้อมูลส่วนตัว สำหรับหลักปฏิบัติด้านการดูแลสุขภาพ โปรดเก็บรายละเอียดให้น้อยที่สุด โดยปกติแล้ววัน เวลา และสถานที่ก็เพียงพอแล้ว ไม่ต้องระบุเหตุผลในการเยี่ยมชม และสอบถามเจ้าหน้าที่กำกับดูแลของคุณว่ากฎความเป็นส่วนตัวด้านสุขภาพ เช่น HIPAA มีผลกับข้อความของคุณอย่างไร
• ระวังเวลาส่งด้วย หลีกเลี่ยงการส่งช่วงเช้าตรู่และช่วงดึก
• ลงทะเบียนหมายเลขของคุณ หากคุณส่งจากหมายเลขท้องถิ่นมาตรฐาน ผู้ให้บริการขนส่งจะต้องลงทะเบียน ดูคำแนะนำของเราที่ การลงทะเบียน 10DLC.

การแจ้งเตือนจะอยู่ในกลุ่มเดียวกันกับข้อความอื่นๆ ที่เกิดจากการกระทำของลูกค้า โพสต์ของเราที่ SMS การทำธุรกรรม อธิบายว่ามันพอดีตรงไหน

วิธีตั้งค่าการแจ้งเตือนการนัดหมายด้วย SMSLocal

คุณไม่จำเป็นต้องมีนักพัฒนาเพื่อเริ่มต้น นี่เป็นเส้นทางง่ายๆ

1. สร้างบัญชีของคุณ ลงทะเบียนที่ SMSLocal ทดลองใช้ฟรีให้คุณทดสอบก่อนตัดสินใจ

2. เพิ่มลูกค้าของคุณ นำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อหรือเพิ่มหมายเลขทีละรายการ จัดกลุ่มตามสถานที่หรือบริการ เพื่อให้ข้อความมีความเกี่ยวข้อง

3. สร้างการเตือนความจำของคุณ เขียนหนึ่งข้อความต่อประเภทการแจ้งเตือน และใช้ช่องผสานสำหรับชื่อ วันที่ และเวลา

4. กำหนดเวลาการส่ง ตั้งค่าข้อความให้ถูกเวลาก่อนการนัดหมายแต่ละครั้ง คำแนะนำของเราในการ การตั้งเวลาข้อความ แสดงวิธีการทำงานของการกำหนดเวลาทีละขั้นตอน

5. ดูการตอบกลับ อ่านคำยืนยันและตอบคำถามในวันเดียวกัน

6. ตรวจสอบรายงานของคุณ ตรวจสอบผลลัพธ์การจัดส่งและดูว่าการแจ้งเตือนใดทำให้เกิดการยืนยันหรือกำหนดเวลาใหม่

7. ปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไป ปรับเวลาและถ้อยคำตามสิ่งที่คุณเห็น

หากคุณต้องการเพียงข้อความแบบครั้งเดียวบน iPhone โปรดโพสต์ของเรา การตั้งเวลาข้อความบน iPhone ครอบคลุมวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ แม้ว่าแพลตฟอร์มการรับส่งข้อความจะดีกว่าเมื่อคุณมีการนัดหมายมากกว่าสองรายการ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้การแจ้งเตือนมีประสิทธิภาพน้อยลง

• ส่งเยอะมาก. การเตือนความจำสามครั้งสำหรับการนัดหมายครั้งเดียวทำให้รู้สึกจู้จี้จุกจิก หนึ่งหรือสองมักจะมีมากมาย
• ข้ามชื่อธุรกิจ ข้อความที่ไม่มีชื่อดูเหมือนเป็นสแปม
• เขียนมากเกินไป. หากไม่พอดีสองสามบรรทัด ให้ย่อให้สั้นลง
• ลืมโซนเวลา ตรวจสอบสถานที่ตั้งของลูกค้าหากคุณให้บริการมากกว่าหนึ่งแห่ง
• ละเว้นการยกเลิก เมื่อมีคนยกเลิก ให้เสนอช่องนั้นให้กับบุคคลถัดไปที่อยู่ในรายชื่อรอของคุณ
• ไม่มีการเลือกออก รวมไว้ด้วยเสมอ
• ใช้ข้อความเดียวกันซ้ำสำหรับทุกสิ่ง การมาเยี่ยมครั้งแรกและการติดตามผลเป็นประจำสมควรได้รับถ้อยคำที่แตกต่างกัน

วิธีวัดว่ามันใช้งานได้หรือไม่

ติดตามตัวเลขง่ายๆ สองสามตัวเป็นเวลาหนึ่งเดือน:

• อัตราการไม่แสดงตัว ก่อนและหลังคุณเริ่มการเตือนความจำ
• อัตราการยืนยันหมายถึงจำนวนลูกค้าตอบกลับเพื่อยืนยัน
• กำหนดเวลาใหม่และยกเลิกอัตราซึ่งแสดงจำนวนความจุที่คุณกู้คืนได้
• อัตราการยกเลิก จำนวนที่เพิ่มขึ้นหมายความว่าข้อความของคุณอาจบ่อยเกินไปหรือผิดเวลา

คุณไม่จำเป็นต้องมีการศึกษาที่สมบูรณ์แบบ หากเวลาเก้าอี้ว่างลดลงและแผนกต้อนรับของคุณโทรน้อยลง การแจ้งเตือนก็จะจ่ายเอง

บทสรุป

ข้อความเตือนการนัดหมายเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการปกป้องตารางเวลาของคุณ บอกว่าคุณเป็นใคร ให้วันที่ เวลาและสถานที่ ขอให้มีการดำเนินการที่ชัดเจน และระบุการไม่เข้าร่วมด้วย ส่งในเวลาที่เหมาะสม ฟังการตอบกลับ และเก็บรายละเอียดส่วนตัวไว้

เริ่มต้นด้วยการเตือนความจำสำหรับการนัดหมายที่พบบ่อยที่สุดของคุณ ดูผลลัพธ์สักสองสามสัปดาห์และเพิ่มจากนั้น