预约提醒短信： 示例、时机和最佳实践

介绍

一把空椅子比它看起来更贵。下午 2 点 15 分，牙科保健员正在等候。对于 2:00 的病人来说，他只是忘记了。时间不能转售，物资已经摆好，下一位病人已经迟到了，因为前台正忙着打电话。

一条简短的约会提醒短信可以解决大部分问题。它出现在人们整天盯着的屏幕上，只需要一个微小的动作，而成本只是错过访问的一小部分。

本指南涵盖了该说什么、何时发送、如何处理回复、如何在美国保持合规以及如何自动化整个过程。

要点

• 一条好的约会提醒短信会列出您的公司名称、日期、时间和地点，并要求执行一项操作。
• 提前一两天发送一次提醒，如果经常缺席，则在几个小时前发送第二次提醒。
• 让客户回复以确认、重新安排或取消，并确保有人阅读回复。
• 当客户预订时获得同意，包括选择退出的措辞并立即停止。
• 不要泄露私人信息。通常，日期、时间和地点就足够了。

为什么短信提醒有效

人们很少会因为不尊重而跳过约会。他们忘记了，他们变得忙碌，或者细节在拥挤的收件箱中溜走了。文本之所以有效，是因为三个简单的特征：

• 很快就能看到。 大多数人会在几分钟内查看短信，而电子邮件可能会等待一天。
• 这很容易回答。 一个词，“C”确认或“R”重新安排，需要五秒钟。
• 它被保存了。 该消息保留在手机中，因此当客户查找它们时，日期和时间就在那里。

提醒还让您有机会补充空位。如果客户提前一天取消而不是简单地不出现，您可以将该时间提供给其他人。

预约提醒中应包含哪些内容

一个好的提醒可以回答客户本来会打电话询问的问题。包括：

1. 你是谁。 从您的公司名称开始。
2. 它是为了谁。 名字使它变得个性化。
3. 什么时候。 日期、日期和时间，写得清楚。
4. 在哪里。 如果地址或房间不明显，请添加。
5. 接下来该怎么办。 确认、重新安排或致电。
6. 如何停止。 添加选择退出措辞，例如“回复停止以选择退出”。

忽略其他一切。由于单个文本仅包含这么多字符，因此额外的细节可以将其推入第二段。我们的指南 短信字符数限制 显示如何在发送之前进行检查。

预约提醒短信示例（按行业）

使用这些作为起点并用你自己的声音重写它们。

牙科或医疗办公室

“Maple Street Dental：您好 Priya，您的就诊时间是 5 月 8 日星期四上午 10:30。回复 C 确认或回复 R 重新安排。停止选择退出。”

不要在消息中包含健康详细信息。不要在文本中提及诊断、治疗或测试结果。

沙龙或水疗中心

“Luna Salon：嗨 Danielle，周六下午 1:00 与 Mia 进行色彩约会。需要移动它吗？回复 R.STOP 以选择退出。”

汽车修理店

“Bayside Auto：您的车已预订于明天上午 8:00 还车。请带上您的钥匙和任何备用钥匙。回复C以确认。停止选择退出。”

上门服务

“Northside Plumbing：我们的技术人员 Marcus 将于今天下午 2 点到 4 点到达。 20 分钟后他就会发短信。回复 STOP 以选择退出。”

咨询或专业服务

“Carter & Lee CPA：您的会议时间为 6 月 3 日星期二上午 11:00。回复 C 确认或致电 (555) 010-4477 更改。停止选择退出。”

健身课程或私人教练

“Peak Fit：您明天上午 6:30 的课程已被预订。今晚 8 点之前取消，以避免支付滞纳金。回复 X 取消。停止选择退出。”

请注意，每个示例都使用不同的询问。咨询提醒引导顾客打电话，健身房允许短信取消，水管工根本不需要回复。将行动与您的业务实际需求相匹配。

何时发送预约提醒短信

时机和措辞一样重要。太早发送的提醒会被埋没，太晚发送的提醒则没有重新安排的空间。

这些是起点。检查您自己的缺席模式，找出有效的方法。如果大多数取消发生在前一天晚上，那么两天后的提醒就很重要。

在客户所在时区的白天发送。晚上11点发短信即使它很有用，也会让人感到侵入。

双向提醒

提醒一下，只有谈话是价值的一半。邀请回复，让客户一步确认或更改计划。

• 确认： “回复 C 确认”给您明确的肯定。
• 重新安排： “回复R”可以触发新时间的后续短信，或者工作人员可以回复。
• 取消： “回复 X 取消”可释放该插槽。

计划好不遵循脚本的回复。顾客会写“我可以在 4 点来吗？”或“我迟到了。”您团队中的某个人应该能够看到并回答这些问题。忽略回复的提醒程序浪费了它最好的功能。

保持合规

提醒是提供信息的，这就是客户通常欢迎它们的原因。它们仍然受到监管，因此请遵循这些基本原则。这是一般指导，而不是法律建议。

• 获得许可。 当有人预订时收集同意，例如预订表上的复选框或接收表上的一行，说明您将发短信预约提醒。
• 荣誉停止。 如果客户选择退出，请立即停止向他们发送短信。 FCC 的规则为 47 美国联邦法规 64.1200 让客户以任何合理的方式撤销同意，因此也请阅读“请停止”之类的回复。
• 保护私人信息。 对于医疗保健实践，请尽量减少细节。通常，日期、时间和地点就足够了。省略访问原因，并询问您的合规官员，HIPAA 等健康隐私规则如何适用于您的消息。
• 请注意发送时间。 避免清晨和深夜发送。
• 注册您的号码。 如果您从标准本地号码发送，运营商需要注册。请参阅我们的指南 10DLC注册.

提醒与客户操作触发的其他消息属于同一类。我们的帖子 交易短信 解释它们适合的位置。

如何使用 SMSLocal 设置预约提醒

您不需要开发人员即可开始。这是一个简单的路径。

1. 创建您的帐户。 在 SMSLocal 注册。免费试用让您可以在提交之前进行测试。

2. 添加您的客户。 导入联系人列表或一一添加号码。例如按位置或服务对它们进行分组，以便消息保持相关性。

3. 建立你的提醒。 为每种提醒类型编写一条消息，并使用合并字段作为名称、日期和时间。

4. 安排发送。 将消息设置为在每次约会之前的正确时间发出。我们的指南 安排短信 显示调度如何逐步进行。

5.看回复。 当天阅读确认并回答问题。

6. 检查您的报告。 查看递送结果并查看哪些提醒产生了确认或重新安排。

7. 随着时间的推移不断改进。 根据您所看到的情况调整时间和措辞。

如果您只需要在 iPhone 上发送一次性消息，我们的帖子 在 iPhone 上安排短信 涵盖了一个简单的解决方法，尽管一旦您有多个约会，消息传递平台会更好。

导致提醒效果不佳的错误

• 发送太多。 一次约会的三个提醒让人感觉很烦人。通常一两个就足够了。
• 跳过企业名称。 未命名的文本看起来像垃圾邮件。
• 写太多了。 如果几行无法容纳，请将其缩短。
• 忘记时区。 如果您为多个客户提供服务，请检查客户的位置。
• 忽略取消。 当有人取消预订时，请将空位提供给候补名单上的下一个人。
• 没有选择退出。 始终包含它。
• 对所有事情重复使用相同的消息。 首次访问和定期随访应该采用不同的措辞。

如何衡量它是否有效

跟踪一个月的一些简单数字：

• 缺席率 开始提醒之前和之后。
• 确认率，表示有多少客户回复确认。
• 重新安排和取消费率，显示您恢复了多少容量。
• 选择退出率。 数字不断上升意味着您的消息可能过于频繁或不及时。

你不需要完美的学习。如果空椅时间减少并且前台打来的电话减少，那么提醒就可以收回成本。

结论

约会提醒短信是保护您的日程安排的最简单方法之一。说出您是谁，给出日期、时间和地点，要求采取一项明确的行动，并包括选择退出。在正确的时间发送、听取回复并保留私人详细信息。

从最常见的约会提醒开始，观察几周的结果并从那里添加。