予約リマインダーのテキストメッセージ: 例、タイミング、ベストプラクティス

導入

空の椅子は見た目よりも高価です。歯科衛生士が午後2時15分に待機しています。単に忘れてしまった2時の患者のために。時間は転売できず、備品は準備されており、フロントデスクは電話対応で忙しいため、次の患者がすでに遅れています。

短い約束のリマインダーのテキスト メッセージで、ほとんどのことが解決します。それは人々が一日中見ている画面に表示され、たった 1 つの小さなアクションを要求しますが、費用は訪問を見逃した場合の数分の 1 です。

このガイドでは、何を言うべきか、いつ送信するか、返信を処理する方法、米国でコンプライアンスを維持する方法、および全体を自動化する方法について説明します。

重要なポイント

• 適切な約束リマインダーのテキスト メッセージでは、ビジネス名、日付、時間、場所を指定し、1 つのアクションを求めます。
• ノーショーがよくある場合は、1 ～ 2 日前に 1 回目のリマインダーを送信し、数時間前に 2 回目のリマインダーを送信します。
• 顧客が確認、スケジュール変更、キャンセルするために返信できるようにし、誰かが返信を読んだことを確認します。
• 顧客が予約するときに同意を得て、オプトアウトの文言を含め、すぐに STOP を尊重します。
• プライベートな詳細は明かさないでください。通常は、日付、時刻、場所だけで十分です。

テキストによるリマインダーが機能する理由

失礼を理由に予定をスキップする人はほとんどいません。忘れたり、忙しくなったり、詳細が混雑した受信箱に紛れて消えてしまったりします。テキストは次の 3 つの単純な特性によって機能します。

• すぐに見られます。 1 日かかる可能性のある電子メールとは異なり、ほとんどの人はテキストを数分以内にチェックします。
• 答えるのは簡単です。 確認するには「C」、スケジュールを変更するには「R」という 1 つの単語に 5 秒かかります。
• 保存されます。 メッセージは電話に残るため、顧客が検索すると日付と時刻が表示されます。

リマインダーにより、スロットを補充する機会も得られます。顧客が単に来店しないのではなく、1 日前にキャンセルした場合は、その時間を他の人に提供することができます。

予定のリマインダーに何を入れるか

適切なリマインダーは、顧客が問い合わせるであろう質問に答えます。含む：

1. あなたは誰ですか。 ビジネス名から始めます。
2. 誰のためのものなのか。 ファーストネームはそれを個人的なものにします。
3. いつ。 曜日、日付、時刻がはっきりと書かれています。
4. どこ。 住所や部屋がわかりにくい場合は追加してください。
5. 次に何をすべきか。 確認、スケジュール変更、または電話をしてください。
6. 止め方。 「オプトアウトするには STOP と返信してください」などのオプトアウトの文言を追加します。

他のものはすべて省略します。 1 つのテキストに含まれる文字数は限られているため、余分な詳細が 2 番目のセグメントに押し込まれる可能性があります。私たちのガイドは、 SMSの文字数制限 送信前にこれを確認する方法を示します。

業界別のアポイントリマインダーテキストメッセージの例

これらを出発点として使用し、自分の声で書き直してください。

歯科医院または診療所

“Maple Street Dental: こんにちはプリヤ。5 月 8 日木曜日の午前 10 時 30 分に訪問します。確認する場合は C と返信し、スケジュールを変更する場合は R と返信します。オプトアウトするには停止してください。”

健康状態の詳細をメッセージに含めないでください。本文中で診断、治療、検査結果について言及しないでください。

サロンとかスパとか

“ルナ サロン: こんにちは、ダニエル。ミアとのカラーの予約のため土曜日の午後 1 時に会いましょう。移動する必要がありますか?オプトアウトするには、「R. STOP」と返信してください。”

自動車修理工場

“ベイサイド オート: あなたの車は明日午前 8 時に返却するように予約されています。鍵とスペアキーをご持参ください。確認するには「C」と返信します。オプトアウトするには停止してください。”

ホームサービス

“北側の配管: 弊社の技術者マーカスが、本日の午後 2 時から午後 4 時の間に到着する予定です。彼は20分離れたらテキストメッセージを送ります。オプトアウトするには「STOP」と返信してください。”

コンサルティングまたは専門サービス

“カーター＆リー公認会計士: 会議は 6 月 3 日火曜日午前 11 時です。 C と返信して確認するか、(555) 010-4477 に電話して変更します。オプトアウトするには停止してください。”

フィットネスクラスまたはパーソナルトレーナー

“ピーク フィット: 明日の午前 6 時 30 分のクラスは予約済みです。延滞料金を回避するには、今夜午後 8 時までにキャンセルしてください。キャンセルするには「X」と返信してください。オプトアウトするには停止してください。”

各例では異なる ask が使用されていることに注意してください。コンサルティングのリマインダーは顧客に電話するよう指示しますが、ジムの場合はテキストによるキャンセルが可能で、配管工はまったく返信する必要がありません。アクションをビジネスが実際に必要としているものに合わせてください。

予約リマインダーのテキストメッセージをいつ送信するか

言葉遣いと同じくらいタイミングも重要です。早すぎるリマインダーは埋もれてしまい、遅すぎるリマインダーはスケジュールを変更する余地がありません。

これらは出発点です。自分のノーショウパターンを見直して、何が効果的かを見つけてください。ほとんどのキャンセルが前日の夕方に発生する場合、2 日後のリマインダーが重要です。

顧客のタイムゾーンの日中に送信します。午後11時にテキストメッセージ。たとえ便利であっても煩わしいと感じます。

双方向のリマインダーを作成する

話すだけでは価値が半分になるという注意事項。返信を促すことで、顧客はワンステップで計画を確認または変更できるようになります。

• 確認する： 「確認のために C と返信」すると、明確に「はい」となります。
• 再スケジュール: 「R に返信」すると、新しい時刻のフォローアップ テキストがトリガーされるか、スタッフ メンバーが応答することができます。
• キャンセル： 「キャンセルするには X と返信」するとスロットが解放されます。

台本に従わない返信を計画してください。お客様は「代わりに4時に来てもいいですか？」と書きます。または「遅れそうです。」チームの誰かがこれらを見て回答できる必要があります。返信を無視するリマインダー プログラムは、その最大の機能を無駄にしてしまいます。

コンプライアンスを維持する

リマインダーは情報提供であるため、通常、顧客はリマインダーを歓迎します。これらはまだ規制されているため、次の基本に従ってください。これは一般的なガイダンスであり、法的なアドバイスではありません。

• 許可を得てください。 誰かが予約するときに同意を収集します。たとえば、予約フォームのチェックボックスや、予約のリマインダーをテキストで送信する旨のインテークシートの行などです。
• 名誉の停止。 顧客がオプトアウトした場合は、すぐにテキストメッセージの送信を中止してください。 FCC の規則では、 47 CFR 64.1200 合理的な手段で顧客が同意を取り消せるようにするため、「やめてください」などの返信も読んでください。
• 個人情報を保護します。 医療行為については、詳細は最小限に抑えてください。通常は、日付、時刻、場所だけで十分です。訪問の理由は省き、HIPAA などの健康プライバシー規則がメッセージにどのように適用されるかをコンプライアンス担当者に尋ねてください。
• 送信時間には注意してください。 早朝や深夜の送信は避けてください。
• 自分の番号を登録してください。 標準の市内番号から送信する場合、通信事業者は登録を期待します。ガイドを参照してください 10DLC登録.

リマインダーは、顧客のアクションによってトリガーされる他のメッセージと同じグループに属します。私たちの投稿 トランザクションSMS どこに当てはまるかを説明します。

SMSLocal を使用して予約リマインダーを設定する方法

始めるのに開発者は必要ありません。ここに簡単なパスがあります。

1. アカウントを作成します。 SMSLocal にサインアップします。無料トライアルを使用すると、コミットする前にテストできます。

2. 顧客を追加します。 連絡先リストをインポートするか、番号を 1 つずつ追加します。たとえば場所やサービスごとにグループ化して、メッセージの関連性を維持します。

3. リマインダーを作成します。 リマインダーの種類ごとに 1 つのメッセージを作成し、名前、日付、時刻の差し込みフィールドを使用します。

4. 送信をスケジュールします。 各約束の前の適切な時間にメッセージが送信されるように設定します。私たちのガイド テキストメッセージのスケジュールを設定する は、スケジューリングがどのように機能するかを段階的に示しています。

5. 返信を監視します。 確認事項を読み、その日のうちに質問に回答します。

6. レポートを確認します。 配信結果を確認し、どのリマインダーが確認または再スケジュールを生成したかを確認します。

7. 時間の経過とともに改善します。 表示された内容に基づいてタイミングと文言を調整します。

iPhone で 1 回限りのメッセージのみが必要な場合は、次の投稿を参照してください。 iPhoneでテキストメッセージをスケジュールする 簡単な回避策については説明していますが、予定が数件以上ある場合はメッセージング プラットフォームの方が適しています。

リマインダーの効果を低下させる間違い

• 送りすぎです。 1 つの予定に対して 3 回のリマインダーは煩わしいと感じます。通常は 1 つまたは 2 つで十分です。
• 事業名は省略します。 名前のないテキストはスパムのように見えます。
• 書きすぎです。 数行に収まらない場合は短くしてください。
• タイムゾーンを忘れる。 複数の顧客にサービスを提供する場合は、顧客の所在地を確認してください。
• キャンセル無視。 誰かがキャンセルしたら、順番待ちリストの次の人にスロットを提供します。
• オプトアウトはありません。 必ず含めてください。
• すべてに同じメッセージを再利用します。 最初の訪問と定期的なフォローアップでは、異なる表現が必要です。

機能しているかどうかを測定する方法

1 か月間、いくつかの簡単な数字を追跡します。

• ノーショー率 リマインダーを開始する前と後。
• 確定率、確認のために返信した顧客の数を意味します。
• 再スケジュールとキャンセル率、どれだけの容量が回復するかを示します。
• オプトアウト率。 数値が上昇している場合は、メッセージの頻度が多すぎるか、タイミングが悪すぎる可能性があることを意味します。

完璧な勉強は必要ありません。空席時間が減り、フロントデスクからの電話が減れば、リマインダーの代償は大きくなります。

結論

予定のリマインダー テキスト メッセージは、スケジュールを保護する最も簡単な方法の 1 つです。自分が誰であるかを述べ、日付、時間、場所を指定し、1 つの明確なアクションを要求し、オプトアウトを含めます。適切なタイミングで送信し、返信を聞き、個人情報を漏らさないようにします。

最も一般的な予定のリマインダーを 1 つから始めて、数週間結果を見て、そこから追加していきます。