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Introduzione
Una sedia vuota costa più di quanto sembri. Un igienista dentale aspetta alle 14:15. per un paziente delle 2:00 che si è semplicemente dimenticato. L'ora non può essere rivenduta, le scorte sono già pronte e il prossimo paziente è già in ritardo perché la reception è impegnata a telefonare.
Un breve messaggio di testo di promemoria dell'appuntamento risolve la maggior parte del problema. Arriva sullo schermo che la gente guarda tutto il giorno, richiede una piccola azione e costa una frazione di una visita mancata.
Questa guida spiega cosa dire, quando inviarlo, come gestire le risposte, come mantenere la conformità negli Stati Uniti e come automatizzare il tutto.
Punti chiave
- Un buon messaggio di testo per ricordare un appuntamento indica la tua attività, la data, l'ora e il luogo e richiede un'azione.
- Invia un promemoria uno o due giorni prima e un secondo qualche ora prima se le mancate presentazioni sono frequenti.
- Consenti ai clienti di rispondere per confermare, riprogrammare o annullare e assicurati che qualcuno legga le risposte.
- Ottieni il consenso quando il cliente prenota, includi la dicitura di rinuncia e rispetta immediatamente lo STOP.
- Tieni fuori i dettagli privati. Di solito sono sufficienti una data, un'ora e un luogo.
Perché i promemoria tramite Text Work
Le persone raramente saltano gli appuntamenti per mancanza di rispetto. Si dimenticano, si danno da fare o i dettagli scivolano via in una casella di posta affollata. Un testo funziona grazie a tre semplici caratteristiche:
- Si vede rapidamente. La maggior parte delle persone controlla i messaggi in pochi minuti, a differenza di un'e-mail che può rimanere in sospeso per un giorno.
- È facile rispondere. Una parola, "C" per confermare o "R" per riprogrammare, richiede cinque secondi.
- È salvato. Il messaggio rimane nel telefono, quindi la data e l'ora sono lì quando il cliente le cerca.
Un promemoria ti dà anche la possibilità di riempire uno slot. Se un cliente annulla un giorno prima invece di semplicemente non presentarsi, puoi offrire quel tempo a qualcun altro.
Cosa inserire nel promemoria dell'appuntamento
Un buon promemoria risponde alle domande per le quali il cliente altrimenti chiamerebbe. Includere:
- Chi sei. Inizia con il nome della tua attività.
- Per chi è. Il nome lo rende personale.
- Quando. Giorno, data e ora scritti in modo chiaro.
- Dove. Aggiungi un indirizzo o una stanza se non è ovvio.
- Cosa fare dopo Conferma, riprogramma o chiama.
- Come fermarsi. Aggiungi una dicitura per la disattivazione come "Rispondi STOP per disattivare".
Tralascia tutto il resto. Poiché un singolo testo contiene solo un determinato numero di caratteri, i dettagli aggiuntivi possono inserirlo in un secondo segmento. La nostra guida al Limite di caratteri SMS mostra come verificarlo prima dell'invio.
Esempi di messaggi di testo di promemoria dell'appuntamento per settore
Usali come punti di partenza e riscrivili con la tua voce.
Studio dentistico o medico
“Maple Street Dental: Ciao Priya, la tua visita è giovedì 8 maggio alle 10:30. Rispondi C per confermare o R per riprogrammare. STOP per rinunciare.”
Mantieni i dettagli sanitari fuori dal messaggio. Non menzionare una diagnosi, un trattamento o i risultati di un test in un testo.
Salone o spa
“Luna Salon: Ciao Danielle, ci vediamo sabato alle 13:00 per il tuo appuntamento con il colore con Mia. Hai bisogno di spostarlo? Rispondi R. STOP per annullare l'iscrizione.”
Officina riparazioni auto
“Bayside Auto: la tua auto è prenotata per la riconsegna domani alle 8:00. Si prega di portare la chiave e gli eventuali pezzi di ricambio. Rispondi C per confermare. STOP per rinunciare.”
Servizi a domicilio
“Impianti idraulici Northside: il nostro tecnico Marcus arriverà oggi tra le 14:00 e le 16:00. Ti manderà un messaggio quando sarà a 20 minuti di distanza. Rispondi STOP per annullare l'iscrizione.”
Servizi di consulenza o professionali
“Carter e Lee CPA: Il tuo incontro è martedì 3 giugno alle 11:00. Rispondi C per confermare o chiama il numero (555) 010-4477 per modificarlo. STOP per rinunciare.”
Lezione di fitness o personal trainer
“Peak Fit: la tua lezione delle 6:30 di domani è prenotata. Annulla entro le 20:00 di stasera per evitare una penalità per il ritardo. Rispondi X per annullare. STOP per rinunciare.”
Nota che ogni esempio utilizza una domanda diversa. Il promemoria della consulenza indirizza il cliente a chiamare, quello della palestra consente la cancellazione tramite SMS e l'idraulico non ha bisogno di alcuna risposta. Abbina l'azione a ciò di cui la tua azienda ha effettivamente bisogno.
Quando inviare un messaggio di testo per ricordare l'appuntamento
Il tempismo conta tanto quanto la formulazione. Un promemoria inviato troppo presto viene sepolto, mentre uno inviato troppo tardi non lascia spazio per riprogrammarlo.
| Tipo di appuntamento | Un ritmo sensato |
|---|---|
| Medico o dentistico | Conferma alla prenotazione, promemoria 2 giorni prima, breve nota la mattina stessa |
| Salone o spa | Un promemoria 1 giorno prima e uno rapido 2 o 3 ore prima |
| Servizi a domicilio | Il giorno prima, più il messaggio "tecnico in arrivo". |
| Tempi di consegna lunghi (settimane) | Conferma alla prenotazione, check-in una settimana prima, ultimo promemoria il giorno prima |
| Prenotazioni in giornata | Un promemoria da 1 a 2 ore prima |
Questi sono i punti di partenza. Esamina i tuoi schemi di mancata presentazione per scoprire cosa funziona. Se la maggior parte delle cancellazioni avvengono la sera prima, quello che conta è un promemoria due giorni prima.
Invia durante le ore diurne nel fuso orario del cliente. Un messaggio alle 23:00 sembra invadente anche quando è utile.
Fai risaltare i tuoi messaggi con una comunicazione affidabile, veloce ed efficace. Migliora il tuo gioco di messaggistica oggi.
Rendi promemoria bidirezionali
Ricordarsi che solo parlare vale la metà. Invita una risposta e consenti ai clienti di confermare o modificare i piani in un solo passaggio.
- Confermare: "Rispondi C per confermare" ti dà un chiaro sì.
- Riprogrammare: "Rispondi R" può attivare un testo di follow-up con nuovi orari oppure un membro dello staff può rispondere.
- Cancellare: "Rispondi X per annullare" libera lo slot.
Pianifica le risposte che non seguono il copione. I clienti scriveranno "Posso venire invece alle 4?" o "Sono in ritardo". Qualcuno del tuo team dovrebbe essere in grado di vederli e rispondere. Un programma di promemoria che ignora le risposte spreca la sua caratteristica migliore.
Mantienilo conforme
I promemoria sono informativi, motivo per cui i clienti solitamente li accolgono con favore. Sono ancora regolamentati, quindi segui queste nozioni di base. Si tratta di indicazioni generali, non di consulenza legale.
- Ottieni il permesso. Raccogli il consenso quando qualcuno prenota, ad esempio una casella di controllo sul modulo di prenotazione o una riga sul foglio di assunzione che dice che invierai un SMS con i promemoria degli appuntamenti.
- Onore STOP. Se un cliente rinuncia, smetti immediatamente di inviargli messaggi. La regola della FCC a 47 CFR 64.1200 consente ai clienti di revocare il consenso con qualsiasi mezzo ragionevole, quindi leggi anche risposte come "per favore, smettila".
- Proteggi le informazioni private. Per le pratiche sanitarie, mantenere i dettagli al minimo. Di solito sono sufficienti una data, un'ora e un luogo. Tralascia i motivi della visita e chiedi al tuo responsabile della conformità come si applicano ai tuoi messaggi le norme sulla privacy sanitaria come l'HIPAA.
- Fai attenzione ai tempi di invio. Evita gli invii al mattino presto e a tarda notte.
- Registra il tuo numero. Se invii da un numero locale standard, i corrieri prevedono la registrazione. Consulta la nostra guida su 10Registrazione DLC.
I promemoria appartengono alla stessa famiglia degli altri messaggi attivati dalle azioni dei clienti. Il nostro post su SMS transazionali spiega dove si adattano.
Come impostare promemoria degli appuntamenti con SMSLocal
Non è necessario uno sviluppatore per iniziare. Ecco un percorso semplice.
1. Crea il tuo account. Iscriviti a SMSLocal. Una prova gratuita ti consente di testare prima di impegnarti.
2. Aggiungi i tuoi clienti. Importa un elenco di contatti o aggiungi i numeri uno per uno. Raggruppali, ad esempio per posizione o servizio, in modo che i messaggi rimangano pertinenti.
3. Costruisci il tuo promemoria. Scrivi un messaggio per tipo di promemoria e utilizza i campi di unione per nome, data e ora.
4. Pianifica gli invii. Imposta i messaggi in modo che vengano inviati all'ora giusta prima di ogni appuntamento. La nostra guida a pianificazione di un messaggio di testo mostra come funziona la pianificazione passo dopo passo.
5. Guarda le risposte. Leggi le conferme e rispondi alle domande lo stesso giorno.
6. Controlla i tuoi rapporti. Esamina i risultati della consegna e scopri quali promemoria hanno prodotto conferme o riprogrammazioni.
7. Migliora nel tempo. Modifica i tempi e le parole in base a ciò che vedi.
Se hai solo bisogno di un messaggio una tantum su un iPhone, il nostro post su programmare un SMS su iPhone copre una soluzione semplice, anche se una piattaforma di messaggistica è migliore quando hai più di una manciata di appuntamenti.
Errori che rendono i promemoria meno efficaci
- Ne invio troppi. Tre promemoria per un appuntamento sembrano fastidiosi. Uno o due di solito sono sufficienti.
- Tralasciando il nome dell'azienda. Un testo senza nome sembra spam.
- Scrivere troppo. Se non rientra in poche righe, accorciatelo.
- Dimenticare i fusi orari. Controlla la posizione del cliente se ne servi più di uno.
- Ignorando le cancellazioni. Quando qualcuno cancella, offri il posto alla persona successiva nella tua lista d'attesa.
- Nessuna rinuncia. Includilo sempre.
- Riutilizzare lo stesso messaggio per tutto. Una prima visita e un follow-up regolare meritano una formulazione diversa.
Come misurare se funziona
Tieni traccia di alcuni semplici numeri per un mese:
- Tariffa per mancata presentazione prima e dopo l'avvio dei promemoria.
- Tasso di conferma, ovvero quanti clienti rispondono per confermare.
- Riprogrammare e annullare la tariffa, che mostra la quantità di capacità recuperata.
- Tasso di rinuncia. Un numero in aumento significa che i tuoi messaggi potrebbero essere troppo frequenti o scadenti.
Non è necessario uno studio perfetto. Se le ore di sedia vuota diminuiscono e la reception fa meno telefonate, i promemoria si ripagano da soli.
Conclusione
Un SMS di promemoria dell'appuntamento è uno dei modi più semplici per proteggere la tua agenda. Di' chi sei, indica la data, l'ora e il luogo, chiedi un'azione chiara e includi una clausola di rinuncia. Invia al momento giusto, ascolta le risposte e mantieni fuori i dettagli privati.
Inizia con un promemoria per l'appuntamento più frequente, guarda i risultati per alcune settimane e aggiungi da lì.
Inizia la tua prova gratuita con SMSLocal e invia oggi stesso il promemoria del tuo primo appuntamento.
Domande frequenti
Includi il nome della tua attività, il nome del cliente, la data e l'ora, il luogo se non è ovvio, un'azione semplice come confermare o riprogrammare e una dicitura di rinuncia come "Rispondi STOP per rinunciare".
Dipende dall'appuntamento. Per molte aziende, un promemoria uno o due giorni prima funziona bene, a volte con un breve secondo messaggio qualche ora prima. Gli appuntamenti con tempi lunghi beneficiano di una conferma al momento della prenotazione e di un check-in più vicino alla data.
SÌ. Raccogli il consenso quando il cliente prenota, come una casella di controllo o una riga sul modulo di assunzione, e conserva un registro. Onorare sempre le richieste di STOP.
Mantienilo al minimo. Di solito sono sufficienti una data, un'ora e un luogo. Evita diagnosi, trattamenti e risultati, poiché i testi possono essere visualizzati su uno schermo bloccato o letti da qualcun altro.
SÌ. Puoi chiedere loro di rispondere con una lettera o una parola, come R, e quindi inviare nuove opzioni o chiedere a un membro dello staff di rispondere. Assicurati che qualcuno controlli le risposte.
Per la maggior parte degli appuntamenti, uno o due. Se i clienti iniziano a rinunciare o a lamentarsi, riduci la frequenza o riduci i tempi.
