English
Perkenalan
Kursi kosong harganya lebih mahal dari kelihatannya. Seorang ahli kesehatan gigi menunggu pada pukul 14:15. untuk pasien jam 2:00 yang lupa. Jamnya tidak bisa dijual kembali, perbekalan sudah habis, dan pasien berikutnya sudah terlambat karena front desk sibuk menelepon.
Pesan teks pengingat janji temu singkat memperbaiki sebagian besar masalah tersebut. Itu muncul di layar yang dilihat orang sepanjang hari, meminta satu tindakan kecil, dan biayanya sangat kecil dibandingkan kunjungan yang terlewat.
Panduan ini mencakup apa yang harus dikatakan, kapan harus mengirimkannya, cara menangani balasan, cara tetap patuh di AS, dan cara mengotomatiskan semuanya.
Poin Penting
- Pesan teks pengingat janji temu yang baik menyebutkan bisnis Anda, tanggal, waktu dan tempat, dan meminta satu tindakan.
- Kirimkan satu pengingat satu atau dua hari ke depan, dan pengingat kedua beberapa jam sebelumnya jika ketidakhadiran sering terjadi.
- Izinkan pelanggan membalas untuk mengonfirmasi, menjadwalkan ulang, atau membatalkan, dan memastikan seseorang membaca balasannya.
- Dapatkan persetujuan saat pelanggan memesan, sertakan kata-kata untuk tidak ikut serta dan segera hormati STOP.
- Jauhkan detail pribadi. Tanggal, waktu dan lokasi biasanya cukup.
Mengapa Pengingat melalui Teks Berfungsi
Orang jarang melewatkan janji karena tidak hormat. Mereka lupa, sibuk, atau detailnya hilang begitu saja di kotak masuk yang penuh sesak. Sebuah teks berhasil karena tiga ciri sederhana:
- Hal ini terlihat dengan cepat. Kebanyakan orang memeriksa teks dalam hitungan menit, tidak seperti email yang bisa bertahan selama sehari.
- Sangat mudah untuk menjawabnya. Satu kata, "C" untuk konfirmasi atau "R" untuk menjadwal ulang, membutuhkan waktu lima detik.
- Itu disimpan. Pesannya tetap ada di telepon, jadi tanggal dan waktu ada saat pelanggan mencarinya.
Pengingat juga memberi Anda kesempatan untuk mengisi ulang slot. Jika pelanggan membatalkan satu hari sebelumnya dan bukannya tidak muncul, Anda dapat menawarkan waktu tersebut kepada orang lain.
Apa yang Harus Dimasukkan ke dalam Pengingat Janji Temu
Pengingat yang baik menjawab pertanyaan-pertanyaan yang biasanya ditanyakan pelanggan. Termasuk:
- Siapa kamu. Mulailah dengan nama bisnis Anda.
- Untuk siapa ini. Nama depan menjadikannya pribadi.
- Kapan. Hari, tanggal dan waktu, ditulis dengan jelas.
- Di mana. Tambahkan alamat atau ruangan jika tidak jelas.
- Apa yang harus dilakukan selanjutnya. Konfirmasikan, jadwalkan ulang, atau telepon.
- Bagaimana cara berhenti. Tambahkan kata-kata penyisihan seperti "Balas STOP untuk menyisih."
Tinggalkan yang lainnya. Karena satu teks hanya menampung begitu banyak karakter, detail ekstra dapat mendorongnya ke segmen kedua. Panduan kami untuk Batas karakter SMS menunjukkan cara memeriksanya sebelum Anda mengirim.
Contoh Pesan Teks Pengingat Janji menurut Industri
Gunakan ini sebagai titik awal dan tulis ulang dengan suara Anda sendiri.
Kantor gigi atau medis
“Dokter Gigi Maple Street: Hai Priya, kunjungan Anda Kamis, 8 Mei pukul 10.30. Balas C untuk konfirmasi atau R untuk menjadwal ulang. BERHENTI untuk memilih keluar.”
Jauhkan rincian kesehatan dari pesan. Jangan menyebutkan diagnosis, pengobatan atau hasil tes dalam teks.
Salon atau spa
“Luna Salon: Hai Danielle, sampai jumpa hari Sabtu jam 13.00 untuk janji temu warna dengan Mia. Perlu memindahkannya? Balas R. STOP untuk memilih keluar.”
Bengkel mobil
“Bayside Auto: Mobil Anda dipesan untuk diantar besok pukul 08.00. Harap membawa kunci Anda dan cadangan apa pun. Balas C untuk konfirmasi. BERHENTI untuk memilih keluar.”
Layanan rumah
“Plumbing Sisi Utara: Teknisi kami Marcus akan tiba antara pukul 14.00 dan 16.00 hari ini. Dia akan mengirim pesan ketika dia berjarak 20 menit. Balas STOP untuk memilih keluar.”
Konsultasi atau layanan profesional
“Carter & Lee CPA: Rapat Anda pada Selasa, 3 Juni pukul 11.00. Balas C untuk konfirmasi atau hubungi (555) 010-4477 untuk mengubahnya. BERHENTI untuk memilih keluar.”
Kelas kebugaran atau pelatih pribadi
“Peak Fit: Kelas Anda pukul 06.30 besok sudah dipesan. Batalkan sebelum jam 8 malam malam ini untuk menghindari biaya keterlambatan. Jawab X untuk membatalkan. BERHENTI untuk memilih keluar.”
Perhatikan bahwa setiap contoh menggunakan pertanyaan yang berbeda. Pengingat konsultasi mengarahkan pelanggan untuk menelepon, pengingat gym mengizinkan pembatalan melalui SMS, dan tukang ledeng tidak memerlukan balasan sama sekali. Cocokkan tindakan tersebut dengan apa yang sebenarnya dibutuhkan bisnis Anda.
Kapan Mengirim Pesan Teks Pengingat Janji Temu
Pengaturan waktu sama pentingnya dengan kata-kata. Pengingat yang dikirim terlalu dini akan terkubur, dan pengingat yang dikirim terlambat tidak akan memberi ruang untuk penjadwalan ulang.
| Jenis janji temu | Irama yang masuk akal |
|---|---|
| Medis atau gigi | Konfirmasi saat pemesanan, pengingat 2 hari sebelumnya, catatan singkat pagi hari |
| Salon atau spa | Pengingat 1 hari sebelumnya, dan pengingat singkat 2 hingga 3 jam sebelumnya |
| Layanan rumah | Sehari sebelumnya, ditambah pesan "teknisi sedang dalam perjalanan". |
| Waktu tunggu yang lama (minggu keluar) | Konfirmasi pada pemesanan, check-in seminggu sebelumnya, pengingat terakhir sehari sebelumnya |
| Pemesanan di hari yang sama | Satu pengingat 1 hingga 2 jam sebelumnya |
Ini adalah titik awal. Tinjau pola ketidakhadiran Anda untuk menemukan pola yang berhasil. Jika sebagian besar pembatalan terjadi pada malam sebelumnya, pengingat dua hari libur adalah hal yang penting.
Kirim pada siang hari di zona waktu pelanggan. Sebuah SMS pada jam 11 malam. terasa mengganggu meskipun berguna.
Jadikan pesan Anda menonjol dengan komunikasi yang andal, cepat, dan efektif. Tingkatkan permainan SMS Anda hari ini.
Jadikan Pengingat Dua Arah
Sebuah pengingat bahwa hanya berbicara saja berarti separuh nilainya. Undang balasan dan biarkan pelanggan mengonfirmasi atau mengubah rencana dalam satu langkah.
- Mengonfirmasi: "Balas C untuk mengonfirmasi" memberi Anda jawaban ya yang jelas.
- Menjadwalkan ulang: "Balasan R" dapat memicu teks tindak lanjut dengan waktu baru, atau anggota staf dapat menjawab.
- Membatalkan: "Balas X untuk membatalkan" mengosongkan slot.
Rencanakan balasan yang tidak mengikuti naskah. Pelanggan akan menulis “Bolehkah saya datang jam 4 saja?” atau "Aku terlambat." Seseorang di tim Anda harus dapat melihat dan menjawabnya. Program pengingat yang mengabaikan balasan akan menyia-nyiakan fitur terbaiknya.
Tetap Sesuai
Pengingat bersifat informatif, itulah sebabnya pelanggan biasanya menyambutnya. Aturan tersebut masih diatur, jadi ikuti dasar-dasar berikut. Ini adalah panduan umum, bukan nasihat hukum.
- Dapatkan izin. Kumpulkan persetujuan ketika seseorang memesan, misalnya kotak centang di formulir pemesanan atau baris di lembar penerimaan yang menyatakan Anda akan mengirimkan pengingat janji temu melalui SMS.
- Kehormatan BERHENTI. Jika pelanggan memilih untuk tidak ikut serta, segera berhenti mengirim pesan kepada mereka. Aturan FCC di 47 CFR 64.1200 memungkinkan pelanggan mencabut persetujuan dengan cara apa pun yang wajar, jadi baca juga balasan seperti "tolong hentikan".
- Lindungi informasi pribadi. Untuk praktik perawatan kesehatan, minimalkan rinciannya. Tanggal, waktu dan lokasi biasanya cukup. Cantumkan alasan kunjungan tersebut, dan tanyakan kepada petugas kepatuhan Anda bagaimana aturan privasi kesehatan seperti HIPAA berlaku pada pesan Anda.
- Hati-hati dengan waktu pengiriman. Hindari pengiriman di pagi hari dan larut malam.
- Daftarkan nomor Anda. Jika Anda mengirim dari nomor lokal standar, operator mengharapkan registrasi. Lihat panduan kami untuk Pendaftaran 10DLC.
Pengingat berada dalam kelompok yang sama dengan pesan lain yang dipicu oleh tindakan pelanggan. Postingan kami di SMS transaksional menjelaskan di mana mereka cocok.
Cara Mengatur Pengingat Janji dengan SMSLocal
Anda tidak memerlukan pengembang untuk memulai. Ini adalah jalan yang sederhana.
1. Buat akun Anda. Daftar di SMSLocal. Uji coba gratis memungkinkan Anda menguji sebelum melakukan.
2. Tambahkan pelanggan Anda. Impor daftar kontak atau tambahkan nomor satu per satu. Kelompokkan pesan tersebut, misalnya berdasarkan lokasi atau layanan, sehingga pesan tetap relevan.
3. Bangun pengingat Anda. Tulis satu pesan per jenis pengingat dan gunakan kolom gabungan untuk nama, tanggal dan waktu.
4. Jadwalkan pengiriman. Atur pesan agar dikirim pada waktu yang tepat sebelum setiap janji temu. Panduan kami untuk menjadwalkan pesan teks menunjukkan cara kerja penjadwalan langkah demi langkah.
5. Perhatikan balasannya. Baca konfirmasi dan jawab pertanyaan pada hari yang sama.
6. Periksa laporan Anda. Tinjau hasil pengiriman dan lihat pengingat mana yang menghasilkan konfirmasi atau penjadwalan ulang.
7. Tingkatkan seiring waktu. Sesuaikan waktu dan kata-kata berdasarkan apa yang Anda lihat.
Jika Anda hanya memerlukan pesan satu kali di iPhone, postingan kami di menjadwalkan teks di iPhone mencakup solusi sederhana, meskipun platform perpesanan lebih baik jika Anda memiliki lebih dari beberapa janji temu.
Kesalahan Yang Membuat Pengingat Kurang Efektif
- Mengirim terlalu banyak. Tiga pengingat untuk satu janji terasa mengganggu. Satu atau dua biasanya banyak.
- Melewatkan nama bisnis. Teks tanpa nama tampak seperti spam.
- Menulis terlalu banyak. Jika tidak muat dalam beberapa baris, perpendek.
- Lupa zona waktu. Periksa lokasi pelanggan jika Anda melayani lebih dari satu.
- Mengabaikan pembatalan. Jika seseorang membatalkan, tawarkan slot tersebut kepada orang berikutnya di daftar tunggu Anda.
- Tidak ada pilihan untuk tidak ikut serta. Selalu sertakan itu.
- Menggunakan kembali pesan yang sama untuk semuanya. Kunjungan pertama dan tindak lanjut rutin memerlukan kata-kata yang berbeda.
Bagaimana Mengukur Apakah Ini Berfungsi
Lacak beberapa angka sederhana selama sebulan:
- Tingkat ketidakhadiran sebelum dan sesudah Anda memulai pengingat.
- Tingkat konfirmasi, artinya berapa banyak pelanggan yang membalas konfirmasi.
- Menjadwal ulang dan membatalkan tarif, yang menunjukkan berapa banyak kapasitas yang Anda pulihkan.
- Tingkat penolakan. Jumlah yang meningkat berarti pesan Anda mungkin terlalu sering atau waktunya tidak tepat.
Anda tidak memerlukan studi yang sempurna. Jika jam kerja kursi kosong berkurang dan meja depan Anda mengurangi panggilan telepon, pengingat akan membuahkan hasil.
Kesimpulan
Pesan teks pengingat janji temu adalah salah satu cara paling sederhana untuk melindungi jadwal Anda. Sebutkan siapa Anda, berikan tanggal, waktu dan tempat, minta satu tindakan yang jelas, dan sertakan pilihan untuk tidak ikut serta. Kirim pada saat yang tepat, dengarkan balasan, dan simpan detail pribadi.
Mulailah dengan satu pengingat untuk janji temu Anda yang paling umum, lihat hasilnya selama beberapa minggu dan tambahkan dari sana.
Mulai uji coba gratis Anda dengan SMSLocal dan kirimkan pengingat janji temu pertama Anda hari ini.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Cantumkan nama bisnis Anda, nama depan pelanggan, tanggal dan waktu, lokasi jika tidak jelas, satu tindakan sederhana seperti konfirmasi atau penjadwalan ulang, dan kata-kata untuk tidak ikut serta seperti "Balas STOP untuk memilih keluar."
Itu tergantung pada janji temu. Bagi banyak bisnis, satu pengingat satu atau dua hari sebelumnya berfungsi dengan baik, terkadang dengan pesan singkat kedua beberapa jam ke depan. Janji temu dengan waktu tunggu yang lama mendapat manfaat dari konfirmasi pada saat pemesanan dan check-in mendekati tanggal tersebut.
Ya. Kumpulkan persetujuan saat pelanggan memesan, seperti kotak centang atau baris pada formulir penerimaan Anda, dan simpan catatannya. Selalu hormati permintaan STOP.
Jaga agar tetap minimal. Tanggal, waktu dan lokasi biasanya cukup. Hindari diagnosis, perawatan, dan hasil, karena teks dapat dilihat di layar terkunci atau dibaca oleh orang lain.
Ya. Anda dapat meminta mereka membalas dengan huruf atau kata, seperti R, lalu mengirimkan opsi baru atau meminta anggota staf merespons. Pastikan seseorang memantau balasan.
Untuk sebagian besar janji temu, satu atau dua. Jika pelanggan mulai memilih untuk tidak ikut serta atau mengeluh, kurangi frekuensinya atau perketat waktu Anda.
