English
вступ
Порожній стілець коштує дорожче, ніж здається. Стоматолог-гігієніст чекає о 14:15. для пацієнта 2:00, який просто забув. Годину не можна перепродати, запаси розставлені, а наступний пацієнт уже запізнюється, тому що реєстратура зайнята дзвінками.
Коротке текстове повідомлення з нагадуванням про зустріч вирішує більшість із них. Він потрапляє на екран, на який люди дивляться цілий день, запитує одну маленьку дію, і це коштує невеликої частки пропущеного відвідування.
У цьому посібнику описано, що говорити, коли надсилати, як обробляти відповіді, як залишатися сумісними в США та як усе це автоматизувати.
Ключові висновки
- Гарне текстове повідомлення з нагадуванням про зустріч містить назву вашої компанії, дату, час і місце та вимагає виконання однієї дії.
- Надішліть одне нагадування за день або два вперед, а друге — за кілька годин до цього, якщо неприбуття є звичайним явищем.
- Дозвольте клієнтам відповісти, щоб підтвердити, перенести або скасувати, і переконайтеся, що хтось прочитає відповіді.
- Отримайте згоду, коли клієнт замовляє, додайте формулювання відмови та негайно врахуйте СТОП.
- Зберігайте особисті дані. Зазвичай достатньо дати, часу та місця.
Чому працюють текстові нагадування
Люди рідко пропускають зустрічі через неповагу. Вони забувають, вони зайняті або деталі вислизають у переповненій папці "Вхідні". Текст працює завдяки трьом простим рисам:
- Швидко видно. Більшість людей перевіряють повідомлення протягом декількох хвилин, на відміну від електронного листа, який може простояти день.
- Відповісти легко. Одне слово, «C» для підтвердження або «R» для перепланування, займає п’ять секунд.
- Це збережено. Повідомлення залишається в телефоні, тому дата й час є там, коли клієнт шукає їх.
Нагадування також дає вам шанс поповнити слот. Якщо клієнт скасовує замовлення на день вперед, а не просто не з’являється, ви можете запропонувати цей час комусь іншому.
Що додати в нагадування про зустріч
Хороше нагадування відповідає на питання, з якими клієнт зателефонував би в іншому випадку. включають:
- хто ти. Почніть із назви своєї компанії.
- Для кого це. Ім’я робить його особистим.
- Коли. День, дата та час, написані чітко.
- Де. Додайте адресу або кімнату, якщо це неочевидно.
- Що робити далі. Підтвердьте, перенесіть або зателефонуйте.
- Як зупинитися. Додайте формулювання відмови, наприклад "Щоб відмовитися, надішліть відповідь STOP".
Залиште все інше. Оскільки один текст містить невелику кількість символів, додаткові деталі можуть перемістити його у другий сегмент. Наш путівник по Ліміт символів SMS показує, як перевірити це перед надсиланням.
Приклади текстових повідомлень нагадування про зустріч за галузями
Використовуйте їх як відправні пункти та перепишіть їх своїм голосом.
Стоматологічний або медичний кабінет
“Maple Street Dental: Привіт, Прія, ваш візит у четвер, 8 травня о 10:30. Надішліть відповідь C, щоб підтвердити, або R, щоб перенести. СТОП, щоб відмовитися.”
Тримайте інформацію про здоров’я подалі від повідомлення. Не згадуйте в тексті діагноз, лікування чи результати аналізів.
Салон або спа
“Luna Salon: Привіт, Даніель, побачимося в суботу о 13:00 на зустрічі з Мією. Потрібно перемістити його? Щоб відмовитися, надішліть відповідь Р. СТОП.”
Автосервіс
“Bayside Auto: Ваш автомобіль заброньовано для висадки завтра о 8:00. Будь ласка, візьміть свій ключ і будь-який запасний. Відповідь C для підтвердження. СТОП, щоб відмовитися.”
Домашні послуги
“Northside Plumbing: наш технік Маркус прибуде сьогодні між 14:00 і 16:00. Він надішле SMS, коли буде за 20 хвилин. Щоб відмовитися, надішліть відповідь STOP.”
Консультаційні або професійні послуги
“Carter & Lee CPA: Ваша зустріч відбудеться 3 червня, вівторок, об 11:00. Надішліть відповідь C, щоб підтвердити, або зателефонуйте за номером (555) 010-4477, щоб змінити це. СТОП, щоб відмовитися.”
Фітнес-клас або особистий тренер
“Максимальна підготовка: ваше завтрашнє заняття о 6:30 заброньовано. Скасуйте сьогодні до 20:00, щоб уникнути комісії за прострочення. Надішліть відповідь X, щоб скасувати. СТОП, щоб відмовитися.”
Зверніть увагу, що в кожному прикладі використовується інший запит. Консультаційне нагадування спрямовує клієнта зателефонувати, у тренажерному залі можна скасувати за допомогою текстового повідомлення, а сантехніку взагалі не потрібна відповідь. Зіставте дію з тим, що дійсно потрібно вашому бізнесу.
Коли надсилати текстове повідомлення з нагадуванням про зустріч
Час важливий не менше, ніж формулювання. Нагадування, надіслане занадто рано, ховається, а нагадування, надіслане надто пізно, не залишає можливості для перенесення.
| Тип призначення | Розумний ритм |
|---|---|
| Медичний або стоматологічний | Підтвердження під час бронювання, нагадування за 2 дні, коротка записка вранці |
| Салон або спа | Нагадування за 1 день і коротке за 2-3 години |
| Домашні послуги | За день до цього плюс повідомлення "технік у дорозі". |
| Довгий час виконання (тижні виходу) | Підтвердження при бронюванні, заїзд за тиждень, останнє нагадування за день |
| Бронювання в той же день | Одне нагадування за 1-2 години |
Це вихідні точки. Перегляньте власні схеми неявки, щоб знайти те, що працює. Якщо більшість скасувань відбувається напередодні ввечері, нагадування за два дні має значення.
Відправка в денний час в часовому поясі замовника. Текст о 23:00. здається нав’язливим, навіть коли це корисно.
Зробіть свої повідомлення помітними за допомогою надійного, швидкого та ефективного спілкування. Розвивайте свою гру з текстовими повідомленнями сьогодні.
Зробіть нагадування двосторонніми
Нагадування, що лише розмови – це половина цінності. Запросіть відповідь і дозвольте клієнтам підтвердити або змінити плани одним кроком.
- Підтвердити: «Відповідь C для підтвердження» дає вам чітке «так».
- Перепланувати: "Відповісти R" може ініціювати подальше повідомлення з новим часом або співробітник може відповісти.
- Скасувати: "Відповісти X для скасування" звільняє слот.
Плануйте відповіді, які не відповідають сценарію. Клієнти напишуть "Чи можу я замість цього прийти о 4?" або "Я запізнююся". Хтось із вашої команди повинен мати можливість побачити ці запитання та відповісти на них. Програма-нагадування, яка ігнорує відповіді, втрачає свою найкращу функцію.
Тримайте його сумісним
Нагадування мають інформаційний характер, тому клієнти зазвичай сприймають їх з радістю. Вони все ще регулюються, тому дотримуйтесь цих основ. Це загальне керівництво, а не юридична порада.
- Отримати дозвіл. Отримайте згоду, коли хтось замовляє, наприклад, прапорець у формі бронювання або рядок у листі прийому, який повідомляє, що ви надсилатимете нагадування про зустріч.
- Честь СТОП. Якщо клієнт відмовляється, негайно припиніть надсилати йому повідомлення. Правило FCC на 47 CFR 64.1200 дозволяє клієнтам відкликати згоду будь-якими розумними засобами, тому також читайте відповіді типу "будь ласка, зупиніться".
- Захист приватної інформації. Для практики охорони здоров’я зведіть до мінімуму деталі. Зазвичай достатньо дати, часу та місця. Залиште причини візиту та запитайте свого спеціаліста з дотримання вимог, як правила конфіденційності щодо здоров’я, такі як HIPAA, застосовуються до ваших повідомлень.
- Будьте обережні з часом відправлення. Уникайте надсилання рано вранці та пізно ввечері.
- Зареєструйте свій номер. Якщо ви відправляєте зі стандартного місцевого номера, оператори очікують реєстрації. Перегляньте наш посібник 10DLC реєстрація.
Нагадування належать до тієї ж групи, що й інші повідомлення, викликані діями клієнтів. Наш пост на транзакційні SMS пояснює, де вони підходять.
Як налаштувати нагадування про зустрічі за допомогою SMSLocal
Вам не потрібен розробник, щоб почати. Ось простий шлях.
1. Створіть обліковий запис. Зареєструйтеся на SMSLocal. Безкоштовна пробна версія дає змогу перевірити, перш ніж приступити до зобов’язань.
2. Додайте своїх клієнтів. Імпортуйте список контактів або додавайте номери по одному. Групуйте їх, наприклад, за місцезнаходженням або послугою, щоб повідомлення залишалися актуальними.
3. Створіть своє нагадування. Напишіть одне повідомлення для кожного типу нагадування та використовуйте поля злиття для імені, дати та часу.
4. Заплануйте надсилання. Налаштуйте повідомлення, щоб виходити в потрібний час перед кожною зустріччю. Наш путівник по планування текстового повідомлення показує, як планування працює крок за кроком.
5. Перегляньте відповіді. Прочитайте підтвердження та дайте відповіді на запитання того ж дня.
6. Перевірте свої звіти. Перегляньте результати доставки та подивіться, які нагадування спричинили підтвердження чи перенесення.
7. Удосконалюйтеся з часом. Налаштуйте час і формулювання на основі того, що ви бачите.
Якщо вам потрібно лише одноразове повідомлення на iPhone, наша публікація на планування текстового повідомлення на iPhone охоплює просте обхідне рішення, хоча платформа обміну повідомленнями є кращою, якщо у вас більше ніж кілька зустрічей.
Помилки, які роблять нагадування менш ефективними
- Надсилається забагато. Три нагадування для однієї зустрічі набридають. Одного або двох зазвичай достатньо.
- Пропуск назви компанії. Текст без назви виглядає як спам.
- Занадто багато писати. Якщо він не поміщається в кілька рядків, скоротіть його.
- Забуття часових поясів. Перевірте місцезнаходження клієнта, якщо ви обслуговуєте більше одного.
- Ігнорування скасувань. Коли хтось скасовує, запропонуйте слот наступній особі у вашому списку очікування.
- Немає відмови. Завжди включайте його.
- Повторне використання того самого повідомлення для всього. Перший візит і регулярне спостереження заслуговують на різні формулювання.
Як визначити, чи працює він
Слідкуйте за кількома простими цифрами протягом місяця:
- Норма неявок до та після запуску нагадувань.
- Частота підтвердження, тобто скільки клієнтів відповіли на підтвердження.
- Перенести та скасувати курс, який показує, яку ємність ви відновлюєте.
- Коефіцієнт відмови. Зростаюче число означає, що ваші повідомлення надсилаються занадто часто або не вчасно.
Вам не потрібно ідеальне навчання. Якщо час роботи з порожнім стільцем скорочується, а ваша стійка реєстрації робить менше телефонних дзвінків, нагадування окупаються.
Висновок
Текстове повідомлення з нагадуванням про зустріч є одним із найпростіших способів захистити свій розклад. Скажіть, хто ви, вкажіть дату, час і місце, попросіть одну чітку дію та вкажіть відмову. Надсилайте в потрібний момент, вислуховуйте відповіді та зберігайте приватні відомості.
Почніть з одного нагадування для вашої найпоширенішої зустрічі, спостерігайте за результатами протягом кількох тижнів і додавайте звідти.
Розпочніть безкоштовну пробну версію SMSLocal і надішліть нагадування про першу зустріч сьогодні.
Часті запитання
Додайте назву вашої компанії, ім’я клієнта, дату й час, місцезнаходження, якщо воно неочевидне, одну просту дію, як-от підтвердження чи перенесення, і формулювання відмови, як-от «Щоб відмовитися, надішліть відповідь СТОП».
Це залежить від призначення. Для багатьох компаній добре працює одне нагадування за день або два, іноді з коротким другим повідомленням за кілька годин вперед. Підтвердження бронювання та реєстрація заїзду ближче до дати.
так Отримайте згоду, коли клієнт бронює, наприклад прапорець або рядок у вашій формі прийому, і зберігайте записи. Завжди виконуйте запити STOP.
Зберігайте його мінімальним. Зазвичай достатньо дати, часу та місця. Уникайте діагностики, лікування та результатів, оскільки тексти можна побачити на заблокованому екрані або прочитати хтось інший.
так Ви можете попросити їх відповісти буквою чи словом, наприклад R, а потім надіслати нові варіанти або попросити відповісти співробітника. Переконайтеся, що хтось стежить за відповідями.
Для більшості призначень, один або два. Якщо клієнти починають відмовлятися або скаржитися, зменшіть частоту або скорочуйте час.
