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Introducción
Una silla vacía cuesta más de lo que parece. Un higienista dental espera a las 2:15 p.m. para un paciente de las 2:00 que simplemente lo olvidó. La hora no se puede revender, los suministros están listos y el siguiente paciente ya llega tarde porque la recepción está ocupada haciendo llamadas.
Un breve mensaje de texto de recordatorio de cita soluciona la mayor parte de eso. Aparece en la pantalla que la gente mira todo el día, solicita una pequeña acción y cuesta una fracción de una visita perdida.
Esta guía cubre qué decir, cuándo enviarlo, cómo manejar las respuestas, cómo cumplir con las normas en los EE. UU. y cómo automatizar todo.
Conclusiones clave
- Un buen mensaje de texto de recordatorio de cita nombra su negocio, la fecha, hora y lugar, y solicita una acción.
- Envíe un recordatorio con uno o dos días de anticipación y un segundo unas horas antes si es común que no se presente.
- Permita que los clientes respondan para confirmar, reprogramar o cancelar y asegúrese de que alguien lea las respuestas.
- Obtenga el consentimiento cuando el cliente reserve, incluya un texto de exclusión voluntaria y cumpla con STOP de inmediato.
- Mantenga los detalles privados fuera. Una fecha, hora y lugar suele ser suficiente.
Por qué los recordatorios por texto funcionan
La gente rara vez falta a sus citas por falta de respeto. Se olvidan, se ponen ocupados o los detalles se les escapan en una bandeja de entrada abarrotada. Un texto funciona gracias a tres rasgos simples:
- Se ve rápidamente. La mayoría de las personas revisan los mensajes de texto en cuestión de minutos, a diferencia de un correo electrónico que puede permanecer en espera durante un día.
- Es fácil de responder. Una palabra, "C" para confirmar o "R" para reprogramar, toma cinco segundos.
- Está salvado. El mensaje permanece en el teléfono, por lo que la fecha y hora están ahí cuando el cliente los busca.
Un recordatorio también le brinda la oportunidad de recargar un espacio. Si un cliente cancela con un día de anticipación en lugar de simplemente no presentarse, puedes ofrecer ese tiempo a otra persona.
Qué poner en un recordatorio de cita
Un buen recordatorio responde a las preguntas por las que el cliente llamaría de otro modo. Incluir:
- Quien eres Comience con el nombre de su empresa.
- Para quién es. Un nombre lo hace personal.
- Cuando. Día, fecha y hora, escritos claramente.
- Dónde. Agregue una dirección o habitación si no es obvia.
- Qué hacer a continuación. Confirmar, reprogramar o llamar.
- Cómo parar. Agregue un texto de exclusión voluntaria como "Responder DETENER para excluirse".
Deja de lado todo lo demás. Debido a que un solo texto contiene una cantidad limitada de caracteres, los detalles adicionales pueden llevarlo a un segundo segmento. Nuestra guía para el Límite de caracteres SMS muestra cómo verificar esto antes de enviar.
Ejemplos de mensajes de texto de recordatorio de citas por industria
Úselos como puntos de partida y reescríbalos con su propia voz.
Consultorio dental o médico
“Maple Street Dental: Hola Priya, tu visita es el jueves 8 de mayo a las 10:30 a. m. Responda C para confirmar o R para reprogramar. DETÉNGASE para optar por no participar.”
Mantenga los detalles de salud fuera del mensaje. No menciones un diagnóstico, tratamiento o resultados de pruebas en un texto.
Salón o spa
“Luna Salon: Hola Danielle, nos vemos el sábado a la 1:00 p.m. para tu cita de color con Mia. ¿Necesitas moverlo? Responda R. DETÉNGASE para optar por no participar.”
taller de reparación de automóviles
“Bayside Auto: Su automóvil está reservado para dejarlo mañana a las 8:00 a.m. Por favor traiga su llave y cualquier repuesto. Responda C para confirmar. DETÉNGASE para optar por no participar.”
Servicios a domicilio
“Plomería Northside: Nuestro técnico Marcus llegará hoy entre las 2 y las 4 p.m. Te enviará un mensaje de texto cuando esté a 20 minutos de distancia. Responda STOP para optar por no participar.”
Servicios de consultoría o profesionales.
“Carter & Lee CPA: Su reunión es el martes 3 de junio a las 11:00 a. m. Responde C para confirmar o llama al (555) 010-4477 para cambiarlo. DETÉNGASE para optar por no participar.”
Clase de fitness o entrenador personal.
“Peak Fit: Tu clase de mañana a las 6:30 a.m. está reservada. Cancele antes de las 8 p.m. esta noche para evitar un recargo por pago atrasado. Responde X para cancelar. DETÉNGASE para optar por no participar.”
Observe que cada ejemplo utiliza una pregunta diferente. El recordatorio de consulta indica al cliente que llame, el del gimnasio permite la cancelación mediante mensaje de texto y el plomero no necesita respuesta alguna. Haga coincidir la acción con lo que su empresa realmente necesita.
Cuándo enviar un mensaje de texto de recordatorio de cita
El tiempo importa tanto como la redacción. Un recordatorio enviado demasiado pronto queda enterrado y uno enviado demasiado tarde no deja espacio para reprogramarlo.
| Tipo de cita | Un ritmo sensato |
|---|---|
| Médico o dental | Confirmación en el momento de la reserva, un recordatorio 2 días antes, una breve nota la mañana del |
| Salón o spa | Un recordatorio 1 día antes y uno rápido 2 o 3 horas antes. |
| Servicios a domicilio | Un día antes, más un mensaje de "técnico en camino" |
| Plazo de entrega prolongado (semanas de antelación) | Confirmación en la reserva, check-in una semana antes, último recordatorio un día antes |
| Reservas el mismo día | Un recordatorio 1 a 2 horas antes |
Estos son puntos de partida. Revise sus propios patrones de ausencia para encontrar lo que funciona. Si la mayoría de las cancelaciones ocurren la noche anterior, lo que importa es un recordatorio con dos días de anticipación.
Envío durante el día en la zona horaria del cliente. Un mensaje de texto a las 11 p.m. se siente intrusivo incluso cuando es útil.
Haga que sus mensajes se destaquen con una comunicación confiable, rápida y efectiva. Mejora tu juego de mensajes de texto hoy.
Hacer recordatorios bidireccionales
Un recordatorio de que sólo hablar vale la mitad. Invite a responder y permita que los clientes confirmen o cambien planes en un solo paso.
- Confirmar: "Responder C para confirmar" te da un claro sí.
- Reprogramar: "Responder R" puede generar un mensaje de texto de seguimiento con nuevos horarios, o un miembro del personal puede responder.
- Cancelar: "Responder X para cancelar" libera el espacio.
Planifique las respuestas que no siguen el guión. Los clientes escribirán "¿Puedo venir a las 4?" o "Llego tarde". Alguien de su equipo debería poder verlos y responderlos. Un programa de recordatorio que ignora las respuestas desperdicia su mejor característica.
Mantenlo conforme
Los recordatorios son informativos, por lo que los clientes suelen recibirlos con agrado. Todavía están regulados, así que sigue estos conceptos básicos. Esta es una guía general, no un consejo legal.
- Obtenga permiso. Obtenga el consentimiento cuando alguien reserve, por ejemplo, una casilla de verificación en el formulario de reserva o una línea en la hoja de admisión que indique que enviará recordatorios de citas por mensaje de texto.
- Honor ALTO. Si un cliente opta por no participar, deje de enviarle mensajes de texto de inmediato. La regla de la FCC en 47 CFR 64.1200 permite a los clientes revocar el consentimiento por cualquier medio razonable, así que lea también respuestas como "por favor, deténgase".
- Proteger la información privada. Para las prácticas de atención médica, mantenga los detalles al mínimo. Una fecha, hora y lugar suele ser suficiente. Omita los motivos de la visita y pregúntele a su funcionario de cumplimiento cómo se aplican las reglas de privacidad de salud, como HIPAA, a sus mensajes.
- Ojo con los tiempos de envío. Evite los envíos temprano en la mañana y tarde en la noche.
- Registre su número. Si envía desde un número local estándar, los operadores esperan el registro. Vea nuestra guía para Registro 10DLC.
Los recordatorios pertenecen a la misma familia que otros mensajes activados por las acciones de los clientes. nuestra publicación en SMS transaccionales explica dónde encajan.
Cómo configurar recordatorios de citas con SMSLocal
No necesitas un desarrollador para comenzar. Aquí tienes un camino sencillo.
1. Crea tu cuenta. Regístrese en SMSLocal. Una prueba gratuita le permite probar antes de comprometerse.
2. Agregue sus clientes. Importe una lista de contactos o agregue números uno por uno. Agrúpelos, por ejemplo, por ubicación o servicio, para que los mensajes sigan siendo relevantes.
3. Crea tu recordatorio. Escriba un mensaje por tipo de recordatorio y utilice campos combinados para el nombre, la fecha y la hora.
4. Programe los envíos. Configure los mensajes para que salgan en el momento adecuado antes de cada cita. nuestra guía para programar un mensaje de texto muestra cómo funciona la programación paso a paso.
5. Mira las respuestas. Lea confirmaciones y responda preguntas el mismo día.
6. Consulta tus informes. Revise los resultados de la entrega y vea qué recordatorios produjeron confirmaciones o reprogramaciones.
7. Mejorar con el tiempo. Ajuste el tiempo y la redacción según lo que vea.
Si solo necesitas un mensaje único en un iPhone, nuestra publicación en programar un mensaje de texto en iPhone cubre una solución alternativa simple, aunque una plataforma de mensajería es mejor una vez que tienes más de un puñado de citas.
Errores que hacen que los recordatorios sean menos efectivos
- Enviando demasiados. Tres recordatorios para una cita resultan molestos. Uno o dos suelen ser suficientes.
- Saltarse el nombre comercial. Un texto sin nombre parece spam.
- Escribir demasiado. Si no cabe en unas pocas líneas, acórtelo.
- Olvidar zonas horarias. Consulta la ubicación del cliente si atiendes a más de uno.
- Ignorando cancelaciones. Cuando alguien cancele, ofrezca el espacio a la siguiente persona en su lista de espera.
- Sin opción de exclusión. Inclúyelo siempre.
- Reutilizando el mismo mensaje para todo. Una primera visita y un seguimiento regular merecen una redacción diferente.
Cómo medir si está funcionando
Realice un seguimiento de algunos números simples durante un mes:
- Tarifa de no presentación antes y después de iniciar los recordatorios.
- Tasa de confirmación, es decir, cuántos clientes responden para confirmar.
- Tarifa de reprogramación y cancelación, que muestra cuánta capacidad recupera.
- Tasa de exclusión voluntaria. Un número creciente significa que sus mensajes pueden ser demasiado frecuentes o mal sincronizados.
No necesitas un estudio perfecto. Si las horas de silla vacía disminuyen y su recepción hace menos llamadas telefónicas, los recordatorios se pagan solos.
Conclusión
Un mensaje de texto de recordatorio de cita es una de las formas más sencillas de proteger su agenda. Di quién eres, indica la fecha, hora y lugar, solicita una acción clara e incluye una opción de exclusión voluntaria. Envíe en el momento adecuado, escuche las respuestas y mantenga los detalles privados fuera.
Comience con un recordatorio para su cita más común, observe los resultados durante algunas semanas y agregue desde allí.
Comience su prueba gratuita con SMSLocal y envíe su primer recordatorio de cita hoy.
Preguntas frecuentes
Incluya el nombre de su empresa, el nombre del cliente, la fecha y hora, la ubicación si no es obvia, una acción simple como confirmar o reprogramar y un texto de exclusión voluntaria como "Responder DETENER para cancelar la suscripción".
Depende de la cita. Para muchas empresas, un recordatorio uno o dos días antes funciona bien, a veces con un segundo mensaje breve unas horas antes. Las citas con plazos prolongados se benefician de una confirmación en el momento de la reserva y de un check-in más cerca de la fecha.
Sí. Recopile el consentimiento cuando el cliente reserve, como una casilla de verificación o una línea en su formulario de admisión, y mantenga un registro. Respete siempre las solicitudes de DETENER.
Mantenlo al mínimo. Una fecha, hora y lugar suele ser suficiente. Evita diagnósticos, tratamientos y resultados, ya que los textos pueden ser vistos en una pantalla bloqueada o leídos por otra persona.
Sí. Puede pedirles que respondan con una letra o palabra, como R, y luego enviar nuevas opciones o pedirle a un miembro del personal que responda. Asegúrese de que alguien controle las respuestas.
Para la mayoría de las citas, una o dos. Si los clientes comienzan a optar por no participar o a quejarse, reduzca la frecuencia o ajuste el tiempo.
