नियुक्ति अनुस्मारक पाठ संदेश: उदाहरण, समय और सर्वोत्तम प्रथाएँ

परिचय

एक खाली कुर्सी की कीमत दिखने से कहीं अधिक होती है। एक डेंटल हाइजीनिस्ट दोपहर 2:15 बजे इंतजार कर रहा है। 2:00 बजे के एक मरीज के लिए जो बस भूल गया। घंटे को दोबारा नहीं बेचा जा सकता है, आपूर्ति निर्धारित कर दी गई है, और अगला मरीज पहले से ही देर से चल रहा है क्योंकि फ्रंट डेस्क कॉल करने में व्यस्त है।

एक संक्षिप्त अपॉइंटमेंट अनुस्मारक पाठ संदेश उनमें से अधिकांश को ठीक कर देता है। यह उस स्क्रीन पर आ जाता है जिसे लोग पूरे दिन देखते हैं, यह एक छोटी सी कार्रवाई के लिए कहता है, और इसमें छूटी हुई विज़िट का एक अंश खर्च होता है।

इस गाइड में बताया गया है कि क्या कहना है, कब भेजना है, उत्तरों को कैसे संभालना है, संयुक्त राज्य अमेरिका में कैसे आज्ञाकारी रहना है और पूरी चीज़ को कैसे स्वचालित करना है।

चाबी छीनना

• एक अच्छा अपॉइंटमेंट अनुस्मारक टेक्स्ट संदेश आपके व्यवसाय, दिनांक, समय और स्थान का नाम देता है, और एक कार्रवाई के लिए पूछता है।
• यदि कोई शो न होना आम बात हो तो एक अनुस्मारक एक या दो दिन पहले और दूसरा अनुस्मारक कुछ घंटे पहले भेजें।
• ग्राहकों को पुष्टि करने, पुनर्निर्धारित करने या रद्द करने के लिए उत्तर देने दें और सुनिश्चित करें कि कोई व्यक्ति उत्तर पढ़ता है।
• जब ग्राहक बुक करें तो सहमति प्राप्त करें, ऑप्ट-आउट शब्द शामिल करें और तुरंत स्टॉप का सम्मान करें।
• निजी विवरण बाहर रखें. आमतौर पर एक तारीख, समय और स्थान ही पर्याप्त होता है।

टेक्स्ट वर्क द्वारा अनुस्मारक क्यों

लोग अनादर के कारण नियुक्तियों को शायद ही कभी छोड़ते हैं। वे भूल जाते हैं, वे व्यस्त हो जाते हैं, या विवरण भरे हुए इनबॉक्स में चले जाते हैं। एक पाठ तीन सरल लक्षणों के कारण काम करता है:

• यह जल्दी दिख जाता है. अधिकांश लोग टेक्स्ट को मिनटों में जांच लेते हैं, ईमेल के विपरीत जो एक दिन तक रुक सकता है।
• इसका उत्तर देना आसान है. एक शब्द, पुष्टि करने के लिए "सी" या पुनर्निर्धारित करने के लिए "आर", पांच सेकंड लगते हैं।
• यह सहेजा गया है. संदेश फोन में रहता है, इसलिए तारीख और समय वहां मौजूद होता है जब ग्राहक उन्हें ढूंढता है।

एक अनुस्मारक आपको एक स्लॉट फिर से भरने का मौका भी देता है। यदि कोई ग्राहक न दिखाने के बजाय एक दिन पहले रद्द कर देता है, तो आप वह समय किसी और को दे सकते हैं।

अपॉइंटमेंट रिमाइंडर में क्या रखें

एक अच्छा अनुस्मारक उन प्रश्नों का उत्तर देता है जिनके बारे में ग्राहक अन्यथा कॉल करता। शामिल करना:

1. जो आप हैं। अपने व्यवसाय के नाम से शुरुआत करें.
2. यह किसके लिए है. पहला नाम इसे व्यक्तिगत बनाता है.
3. कब। दिन, दिनांक और समय स्पष्ट रूप से लिखा हुआ।
4. कहाँ। यदि यह स्पष्ट नहीं है तो कोई पता या कमरा जोड़ें।
5. आगे क्या करना है। पुष्टि करें, पुनर्निर्धारित करें या कॉल करें।
6. कैसे रोकें. ऑप्ट-आउट शब्द जोड़ें जैसे "ऑप्ट आउट करने के लिए उत्तर रोकें।"

बाकी सब छोड़ दो. क्योंकि एक पाठ में केवल इतने ही अक्षर होते हैं, अतिरिक्त विवरण इसे दूसरे खंड में धकेल सकता है। के लिए हमारा मार्गदर्शक एसएमएस अक्षर सीमा यह दिखाता है कि भेजने से पहले इसे कैसे जांचें।

उद्योग द्वारा नियुक्ति अनुस्मारक पाठ संदेश उदाहरण

इन्हें शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करें और अपनी आवाज़ में फिर से लिखें।

दंत चिकित्सा या चिकित्सा कार्यालय

“मेपल स्ट्रीट डेंटल: हाय प्रिया, आपकी यात्रा गुरु, 8 मई को सुबह 10:30 बजे है। पुष्टि करने के लिए C उत्तर दें या पुनर्निर्धारित करने के लिए R उत्तर दें। बाहर निकलने से रोकें.”

स्वास्थ्य विवरण को संदेश से दूर रखें. किसी पाठ में निदान, उपचार या परीक्षण परिणामों का उल्लेख न करें।

सैलून या स्पा

“लूना सैलून: हाय डेनिएल, मिया के साथ आपकी कलर अपॉइंटमेंट के लिए शनिवार दोपहर 1:00 बजे मिलते हैं। इसे स्थानांतरित करने की आवश्यकता है? उत्तर दें आर. ऑप्ट आउट करने के लिए रुकें।”

वाहन मरम्मत की दुकान

“बेसाइड ऑटो: आपकी कार कल सुबह 8:00 बजे छोड़ने के लिए बुक है। कृपया अपनी चाबी और कोई अतिरिक्त सामान लाएँ। पुष्टि करने के लिए उत्तर C दें। बाहर निकलने से रोकें.”

घरेलू सेवाएँ

“नॉर्थसाइड प्लंबिंग: हमारे तकनीशियन मार्कस आज दोपहर 2 से 4 बजे के बीच पहुंचेंगे। जब वह 20 मिनट दूर होगा तब वह संदेश भेजेगा। बाहर निकालने के लिए स्टॉप अंकित करे।”

परामर्श या पेशेवर सेवाएँ

“कार्टर और ली सीपीए: आपकी बैठक मंगलवार, 3 जून को सुबह 11:00 बजे है। पुष्टि करने के लिए उत्तर C दें या इसे बदलने के लिए (555) 010-4477 पर कॉल करें। बाहर निकलने से रोकें.”

फिटनेस क्लास या पर्सनल ट्रेनर

“पीक फ़िट: आपकी कल सुबह 6:30 बजे की कक्षा बुक हो गई है। विलंब शुल्क से बचने के लिए आज रात 8 बजे तक रद्द करें। रद्द करने के लिए X उत्तर दें. बाहर निकलने से रोकें.”

ध्यान दें कि प्रत्येक उदाहरण एक अलग प्रश्न का उपयोग करता है। परामर्श अनुस्मारक ग्राहक को कॉल करने का निर्देश देता है, जिम पाठ द्वारा रद्दीकरण की अनुमति देता है, और प्लंबर को किसी भी उत्तर की आवश्यकता नहीं होती है। आपके व्यवसाय को वास्तव में जिस चीज़ की आवश्यकता है, उसके साथ कार्रवाई का मिलान करें।

अपॉइंटमेंट अनुस्मारक टेक्स्ट संदेश कब भेजें

शब्दों के साथ-साथ समय भी उतना ही मायने रखता है। बहुत पहले भेजा गया अनुस्मारक दब जाता है, और बहुत देर से भेजा गया अनुस्मारक पुनर्निर्धारित करने के लिए कोई जगह नहीं छोड़ता।

ये शुरुआती बिंदु हैं. क्या काम करता है यह जानने के लिए अपने स्वयं के नो-शो पैटर्न की समीक्षा करें। यदि अधिकांश रद्दीकरण एक शाम पहले होते हैं, तो दो दिन पहले का अनुस्मारक ही मायने रखता है।

ग्राहक के समय क्षेत्र में दिन के समय भेजें। रात 11 बजे एक पाठ उपयोगी होने पर भी दखलंदाजी महसूस होती है।

अनुस्मारक दो-तरफा बनाएं

एक अनुस्मारक कि केवल बातचीत ही आधी कीमत है। उत्तर आमंत्रित करें और ग्राहकों को एक चरण में योजनाओं की पुष्टि करने या बदलने दें।

• पुष्टि करना: "पुष्टि करने के लिए उत्तर C" आपको स्पष्ट हाँ देता है।
• पुनर्निर्धारित: "उत्तर आर" नए समय के साथ अनुवर्ती पाठ को ट्रिगर कर सकता है, या एक स्टाफ सदस्य उत्तर दे सकता है।
• रद्द करना: "रद्द करने के लिए उत्तर X" स्लॉट खाली कर देता है।

उन उत्तरों के लिए योजना बनाएं जो स्क्रिप्ट का पालन नहीं करते हैं। ग्राहक लिखेंगे "क्या मैं इसके बजाय 4 बजे आ सकता हूँ?" या "मुझे देर हो रही है।" आपकी टीम में से किसी को इन्हें देखने और उत्तर देने में सक्षम होना चाहिए। एक अनुस्मारक प्रोग्राम जो उत्तरों को अनदेखा करता है वह अपनी सर्वोत्तम सुविधा को बर्बाद कर देता है।

इसे अनुपालन में रखें

अनुस्मारक सूचनात्मक होते हैं, यही कारण है कि ग्राहक आमतौर पर उनका स्वागत करते हैं। वे अभी भी विनियमित हैं, इसलिए इन बुनियादी बातों का पालन करें। यह सामान्य मार्गदर्शन है, कानूनी सलाह नहीं.

• अनुमति प्राप्त करें. जब कोई बुक करता है तो सहमति प्राप्त करें, उदाहरण के लिए बुकिंग फॉर्म पर एक चेकबॉक्स या इनटेक शीट पर एक पंक्ति जिसमें लिखा हो कि आप नियुक्ति अनुस्मारक भेजेंगे।
• सम्मान रोकें. यदि कोई ग्राहक इससे इनकार करता है, तो उसे तुरंत संदेश भेजना बंद कर दें। एफसीसी का नियम 47 सीएफआर 64.1200 ग्राहकों को किसी भी उचित माध्यम से सहमति रद्द करने की सुविधा देता है, इसलिए "कृपया रुकें" जैसे उत्तर भी पढ़ें।
• निजी जानकारी सुरक्षित रखें. स्वास्थ्य देखभाल प्रथाओं के लिए, विवरण न्यूनतम रखें। आमतौर पर एक तारीख, समय और स्थान ही पर्याप्त होता है। यात्रा के कारणों को छोड़ दें, और अपने अनुपालन अधिकारी से पूछें कि HIPAA जैसे स्वास्थ्य गोपनीयता नियम आपके संदेशों पर कैसे लागू होते हैं।
• भेजने के समय में सावधानी बरतें. सुबह जल्दी और देर रात भेजने से बचें।
• अपना नंबर रजिस्टर करें. यदि आप मानक स्थानीय नंबर से भेजते हैं, तो वाहक पंजीकरण की अपेक्षा करते हैं। के लिए हमारी मार्गदर्शिका देखें 10डीएलसी पंजीकरण.

अनुस्मारक ग्राहक के कार्यों से ट्रिगर होने वाले अन्य संदेशों के समान ही होते हैं। हमारी पोस्ट पर लेन-देन संबंधी एसएमएस बताते हैं कि वे कहां फिट बैठते हैं।

SMSLocal के साथ अपॉइंटमेंट रिमाइंडर कैसे सेट करें

आरंभ करने के लिए आपको किसी डेवलपर की आवश्यकता नहीं है. यहाँ एक सरल मार्ग है.

1. अपना अकाउंट बनाएं. SMSLocal पर साइन अप करें। एक निःशुल्क परीक्षण आपको प्रतिबद्ध होने से पहले परीक्षण करने की सुविधा देता है।

2. अपने ग्राहक जोड़ें. संपर्क सूची आयात करें या एक-एक करके नंबर जोड़ें। उदाहरण के लिए, स्थान या सेवा के आधार पर उन्हें समूहित करें, ताकि संदेश प्रासंगिक बने रहें।

3. अपना अनुस्मारक बनाएं. प्रति अनुस्मारक प्रकार में एक संदेश लिखें और नाम, दिनांक और समय के लिए मर्ज फ़ील्ड का उपयोग करें।

4. भेजने को शेड्यूल करें. प्रत्येक अपॉइंटमेंट से पहले सही समय पर बाहर जाने के लिए संदेश सेट करें। के लिए हमारा मार्गदर्शक टेक्स्ट संदेश शेड्यूल करना दिखाता है कि शेड्यूलिंग चरण दर चरण कैसे काम करती है।

5. उत्तर देखें. पुष्टिकरण पढ़ें और उसी दिन प्रश्नों के उत्तर दें।

6. अपनी रिपोर्ट जांचें. डिलीवरी परिणामों की समीक्षा करें और देखें कि कौन से अनुस्मारक ने पुष्टि या पुनर्निर्धारण का उत्पादन किया।

7. समय के साथ सुधार करें. आप जो देखते हैं उसके आधार पर समय और शब्दों को समायोजित करें।

यदि आपको iPhone पर केवल एकमुश्त संदेश की आवश्यकता है, तो हमारी पोस्ट जारी है iPhone पर टेक्स्ट शेड्यूल करना इसमें एक सरल समाधान शामिल है, हालाँकि एक मैसेजिंग प्लेटफ़ॉर्म बेहतर होता है जब आपके पास मुट्ठी भर से अधिक नियुक्तियाँ हों।

गलतियाँ जो अनुस्मारक को कम प्रभावी बनाती हैं

• बहुत अधिक भेजा जा रहा है. एक अपॉइंटमेंट के लिए तीन अनुस्मारक परेशान करने वाले लगते हैं। एक या दो आम तौर पर काफी होते हैं।
• व्यवसाय का नाम छोड़ा जा रहा है. एक अनाम पाठ स्पैम जैसा दिखता है.
• बहुत ज्यादा लिख ​​रहा हूँ. यदि यह कुछ पंक्तियों में फिट नहीं बैठता है, तो इसे छोटा करें।
• समय क्षेत्र को भूल जाना. यदि आप एक से अधिक सेवाएँ प्रदान करते हैं तो ग्राहक का स्थान जाँचें।
• रद्दीकरण को नजरअंदाज करना. जब कोई रद्द करता है, तो अपनी प्रतीक्षा सूची में अगले व्यक्ति को स्लॉट प्रदान करें।
• कोई ऑप्ट-आउट नहीं. इसे हमेशा शामिल करें.
• हर चीज़ के लिए एक ही संदेश का पुन: उपयोग करना। पहली मुलाक़ात और नियमित अनुवर्ती कार्रवाई अलग-अलग शब्दों के लायक हैं।

कैसे मापें कि यह काम कर रहा है या नहीं

एक महीने के लिए कुछ सरल नंबरों को ट्रैक करें:

• नो-शो दर अनुस्मारक शुरू करने से पहले और बाद में।
• पुष्टि दर, मतलब कितने ग्राहक पुष्टि करने के लिए उत्तर देते हैं।
• पुनर्निर्धारित और रद्द दर, जो दर्शाता है कि आप कितनी क्षमता पुनर्प्राप्त करते हैं।
• ऑप्ट-आउट दर. बढ़ती संख्या का मतलब है कि आपके संदेश बहुत बार-बार या खराब समय पर आ सकते हैं।

आपको संपूर्ण अध्ययन की आवश्यकता नहीं है. यदि खाली कुर्सी के घंटे कम हो जाते हैं और आपका फ्रंट डेस्क कम फोन कॉल करता है, तो अनुस्मारक स्वयं के लिए भुगतान कर रहे हैं।

निष्कर्ष

अपॉइंटमेंट अनुस्मारक टेक्स्ट संदेश आपके शेड्यूल को सुरक्षित रखने के सबसे सरल तरीकों में से एक है। बताएं कि आप कौन हैं, तारीख, समय और स्थान बताएं, एक स्पष्ट कार्रवाई के लिए पूछें और एक ऑप्ट-आउट शामिल करें। सही समय पर भेजें, उत्तर सुनें और निजी विवरण बाहर रखें।

अपनी सबसे आम नियुक्ति के लिए एक अनुस्मारक से शुरुआत करें, कुछ हफ्तों तक परिणाम देखें और वहां से जोड़ें।